Bez obzira kojim se poslom bavite, šanse su da barem neko vrijeme provedete na sastancima. Vaši sastanci mogu biti sastanci velikih grupa, pojedinačni ili čak razgovori za posao. Možda preskačete aspekt sastanka licem u lice i vodite konferencijske pozive ili koristite Skype. Bez obzira na vrstu sastanka koji ste zakazali, ovi vam savjeti mogu pomoći u poboljšanju vještina postavljanja sastanka.

1. Postavite dnevni red prije vremena. Znanje što planirate postići na sastanku može vam pomoći da odlučite koliko dugo planirate ostati na tom sastanku - pod pretpostavkom da se možete pridržavati svog dnevnog reda. Može biti teško natjerati druge ljude da ostanu na putu, ali nitko zapravo ne želi provesti cijeli dan na jednom sastanku. Nadalje, ispunjavanje dogovorenog dnevnog reda doista je jedini način da budete sigurni kada vaš sastanak završi.
2. Ponudite vrijeme i datum za sastanke. Umjesto da dugo prolazite naprijed-natrag, bilo telefonom ili e-poštom, odaberite dva ili tri termina za sastanke koji vam odgovaraju i predstavite ih drugoj polovici sastanka. Ako imate posla s većom grupom, gotovo je zajamčeno da barem jedna opcija nekome neće uspjeti, a imati više mogućnosti puno je brži način za postizanje konsenzusa.
3. Izbjegavajte otmjene softverske programe. Iako postoji neki vrlo nevjerojatan softver za postavljanje sastanaka, pokušajte izbjeći upotrebu bilo čega neobičnog. Iznimka od ovog pravila su stranke ili vrlo veliki sastanci. Općenito, korištenje ovih aplikacija oduzima više vremena nego što vrijedi - postoji nova krivulja učenja za nove korisnike, a za posjećivanje web mjesta kako bi odgovorili može biti potrebno dvostruko više vremena za odgovor na e-poštu. Međutim, kada pokušavate koordinirati velike skupine ljudi, upotreba aplikacije može pružiti središnje mjesto, a ne slanje ogromnih serija e-pošte.
4. Provjerite je li vam zaista potreban sastanak. Dosta je sastanaka postavljeno za jednostavne stvari poput predaje dokumenta na odobrenje. Ako taj dokument nije dovoljno kratak da ga se tijekom sastanka može u potpunosti ispitati, možda bi bilo korisnije odložiti ga i vratiti se kasnije kako biste odgovorili na pitanja i vodili postupak odobravanja. Prije nego što stvarno odredite svoj sastanak, razmislite može li se stvar riješiti brže.
5. Smanjite vrijeme putovanja. Jedan od razloga što termini pojedu toliko vremena u našim kalendarima je nužnost putovanja. Moramo putovati u ured klijenata, kafiće ili gdje god se dovraga sastajemo. Tu obvezu možemo umanjiti predlažući da se sastajemo na vlastitim mjestima, da se sastajemo na pola puta ili da uopće preskočimo osobni sastanak. Opcije poput telefonskih poziva ili video konferencija često mogu podnijeti sve zahtjeve tog sastanka zbog kojeg ste se vozili po gradu.
6. Zakažite vrijeme i za pripremu i za brifing. Kad odredite sastanak, razmislite o tome što biste mogli učiniti kako biste se pripremili za njega - pregledajte izvješće, pripremite prezentaciju ili ispeglajte košulju - i zakažite vrijeme za svaku od tih aktivnosti prije stvarnog sastanka. Također je vrijedno zakazati petnaestominutnu pripremnu sesiju neposredno prije sastanka za bilo kakve detalje u posljednjem trenutku. Isto vrijedi i poslije: možda ćete morati obaviti određene daljnje zadatke nakon sastanka. Zakazivanje barem nekoliko minuta nakon sastanka jamči da ćete imati vremena provjeriti jesu li bilješke dovršene i da li se bilo kakva daljnja radnja barem uključuje u vaš kalendar (ako to tada ne možete učiniti).
7. Odvojeni osobni i poslovni sastanci. Mnogi od nas pokušavaju učitati sve svoje sastanke izvan ureda u jedan dan. Zanemarujući problem onoga što se događa ako samo jedan kasni, imate problem pokušaja prebacivanja brzine između prezentacije koju ste upravo dali klijentu i snimke koju liječnik čeka da vam pruži. Takva mentalna promjena može samo otežati rješavanje vaših kasnijih sastanaka. Pokušajte zakazati osobne i poslovne sastanke za različite dane.
8. Redovito ažurirajte svoje planere sastanaka. Ako niste jedina osoba koja zakazuje vaše sastanke, vitalno je zadržati ostale u tijeku. U suprotnom, vaša vas druga osoba možda očekuje na obiteljskoj večeri u isto vrijeme kada završavate veliki projekt. Sviđaju mi ​​se zajednički kalendari, poput Google kalendara upravo iz tog razloga, ali postoje načini za dijeljenje gotovo svake vrste kalendara ako se oslanjate na svoj sustav. Organizatori sastanaka mogu uključivati ​​vašeg menadžera, vašu značajnu osobu, administrativnog pomoćnika (vašeg ili odjele) i čitav niz drugih ljudi.
9. Ograničite pozvane. Možda vam neće trebati cijela prisutna tvrtka za izvješće o napretku. Umjesto toga, odlučite tko zapravo mora biti na vašem sastanku - uvijek možete poslati masovnu e-poštu kasnije ako se ljudi osjećaju izostavljenima. I prije sam bio u situacijama kada su se viša prostrana osjetila izostavljenim ako ih niste doveli na svaki sastanak koji ste zakazivali. Čini se da je najbolja oklada predstavljati sastanak kao nešto što ne bi bilo dragocjeno korištenje njihovog vremena.
10. Potvrdite sve! Potvrdite kada i gdje je sastanak, što obuhvaća dnevni red, čak i kako doći. Sve što vam stvarno treba je kratki e-mail dan ili dva prije sastanka koji opisuje sastanak i zatražite jednostavno da kao odgovor ako je sve točno.