Neuspjeh u organizaciji često će dovesti do kaosa ili, u najmanju ruku, povećanja razine stresa. To se događa dok pokušavate shvatiti sve što vas okružuje radi olakšavanja života. Zato su jake organizacijske vještine ključne za biti pametan vođa.

Potreba za organizacijskim sposobnostima postaje još važnija kada ste šef ili menadžer. Napokon, ljudi vam se obraćaju za inspiraciju i teško da će biti nadahnjujuće ako vas vide kako izbezumljujete.

Što su organizacijske vještine i kako ih možeš razviti? Vodit ćemo vas kroz 11 ključnih organizacijskih vještina koje svaki vođa mora znati. Na kraju, to će značiti da ste u boljoj poziciji da budete učinkovitiji vođa.

1. Upravljanje vremenom

Loše upravljanje vremenom korijen je toliko problema unutar tvrtke. Kao vođa, vaša je odgovornost osigurati da stvari teku poput sata. To je moguće jedino čvrstim razumijevanjem onoga što treba organizirati.

Neuspjeh u ovom području dovesti će do toga da nećete moći ostati na zadatku koji je pred vama. Odjednom, vaša sposobnost da žonglirate svime odjednom smanjuje se pred vama. Neće trebati puno prije nego što se sve sruši, što će rezultirati time da se na vas gleda kao na prilično nepouzdanog.

Imajte na umu sljedeće: zadatke za završetak, njihove rokove, količinu potrebnog posla i sve ono što se ne može odgoditi ili izbjeći po svaku cijenu^[1].

Također, pogledajte ih 7 učinkovitih savjeta za upravljanje vremenom kako biste povećali produktivnost .

2. Planiranje

Planiranje olakšava organizaciju, ali često nam nedostaje kad je riječ o mogućnosti planiranja unaprijed. Opet, loše planiranje dovodi do neorganiziranosti i većeg pritiska na vas.Oglašavanje

Zapamti to planiranje ima različite oblike, uključujući bavljenje vremenom i način na koji projekt mora ići dalje. Međutim, pametni vođa mora napraviti korak korak dalje da bi napravio razliku. Morate biti svjesni i planova drugih i kako se oni uklapaju u vaš vlastiti pristup ako žele nešto promijeniti.

To postaje važnije kada se radi s multidisciplinarnim timom u kojem koordinacija može biti problematična bez odgovarajućeg planiranja. Potpuno odsustvo planiranja samo će ikad dovesti do problema.

3. Zakazivanje

Iako se ova vještina preklapa s onim ranije spomenutim, još uvijek je dovoljno važna da zasluži vlastitu individualnu točku. Poznavanje rasporeda i njegovo pridržavanje poznato je kao učinkovit alat za organiziranje vašeg života.

Zakazivanje drugima ukazuje na to da imate svijest o tome što rade. To također pokazuje da čvrsto vladate onim što se radi i da nema problema s uravnoteženjem brojnih projekata.

Zahvaljujući zakazivanju, vaše razumijevanje vremena potrebnog za različite aspekte se poboljšava. To vam pomaže da zadržite kontrolu nad projektom, kao i da se nosite s problemima zahvaljujući razumijevanju događaja.

Zakazivanje vremenskih blokova također je sjajna tehnika koja će vam pomoći da se organizirate: Zakazivanje vremenskih blokova dohvatite sve što je važno

4. Dodjela resursa

Važno je iskoristiti svoje resurse na maksimalan način, a to također zahtijeva organizaciju. Čak je i poznato kada koristiti te resurse važno je kako bi se spriječilo da se iscrpe ili koriste u pogrešno vrijeme.

Organizacijske vještine, u ovom smislu, znače biti svjesni dostupnih resursa i onih koje biste mogli pozvati u projektu. Vaša snaga trebala bi biti i u povezivanju ispravnih resursa s pravim zahtjevom kako biste osigurali da se uklapa u njihove vlastite sposobnosti. Ako to ne učinite, znači rasipanje resursa, a to se neće dobro odraziti na vas.

Da biste bili sigurni u organizaciju u tom smislu, prvo morate otkriti resurse koji mogu biti relevantni prije početka novog projekta. To vam sprječava da se premetate i tražite pomoć kad vam je najpotrebnija.Oglašavanje

5. Delegacija

Delegiranje je oblik umjetnosti i jedna od najvažnijih organizacijskih vještina, a nisu je svi svladali. Učinkovit vođa također razumije njegovu važnost da bi projekt mogao nesmetano teći.

Nemoguće je sami riješiti svaki aspekt projekta i tu vam može pomoći delegiranje zadataka članovima tima. Svjesnost tko je najbolji za određeni zadatak sprječava osjećaj svladavanja, što će vam omogućiti da nadzirete svaki aspekt projekta.

Organizirani vođa poznavat će njihov tim i biti svjestan njihovih snaga i slabosti.^[dva]Biti unaprijed svjestan znači da nećete naglasiti kada se pojavi problem, jer znate koga treba zvati u pomoć.

Zahvaljujući organizaciji, vaš će tim raditi učinkovitije i dovršiti svaki zadatak s manje stresa na vašim ramenima.

Pogledajte ovaj vodič i naučite kako učinkovito delegirati: Kako delegirati posao (konačni vodič za uspješne vođe)

6. Određivanje prioriteta

Biti sposoban za određivanje prioriteta zadataka olakšat će vam život. Stvaranje popisa obveza i razumijevanje koji su rokovi na prvom mjestu dovodi do boljeg planiranja, kao i do manjeg stresa. Kako se vaše iskustvo nadograđuje, postajete sigurniji u saznanje koji su zadaci najvažniji.

Neorganizirani pojedinci imaju tendenciju da se snalaze na slučajan način i bave se stvarima čim se pojave. To dovodi do stavljanja energije u pogrešna područja, a najvažnije stvari zaostaju. Određivanje prioriteta drži vas na tragu redoslijedom kojim trebate dovršiti stvari.

Za to morate biti svjesni zadataka i postupka za svaki od njih. Unaprijed provjerite rokove i ostale hitne detalje kako biste se mogli bolje organizirati.

7. Suradnja

Suradnja je jedna od organizacijskih vještina koja olakšava život u svemu. Jedini je problem što zahtijeva organizaciju s vaše strane. Organizirani vođa svjestan je onih pojedinaca koji su možda najbolja osoba za određeni zadatak. Neorganiziranje vas ostavlja u poziciji da tražite pomoć kada bi to trebalo biti obično jedrenje.Oglašavanje

Ovdje se radi o više od pukog delegiranja. Umjesto toga, vještina je unaprijed znati koga možete pozvati kako bi projekt bio što glatkiji. To također može uključivati ​​i druge čelnike različitih odjela, pa je ključan rad jednoglasno.

Pomoću ove vještine morate postati svjesni s kim ćete možda trebati surađivati ​​prije nego što se ukaže potreba. Istražite i znate koga pozvati u bilo kojem trenutku. To vam omogućuje hladan i učinkovit način rješavanja bilo kojeg problema.

8. Postavljanje ciljeva

Organiziranom će pojedincu biti lakše postavljati i postizati ciljeve. Pametni vođa sposoban je pokazati drugima da mogu postavljati kratkoročne i dugoročne ciljeve, raditi prema njima i u konačnici ih postići. Jedini način na koji se to radi je kroz solidne organizacijske vještine.

Nemoguće je doći do cilja ako niste svjesni puta kojim treba ići. Morate razumjeti radnje i ciljeve, inače nikada nećete ništa postići. Organizacijske vještine također vam pomažu prepoznati svaki korak i sve probleme povezane s tim.

Evo, moraš identificirati cilj ili cilj što je prije moguće, a zatim iznesite ostale organizacijske vještine koje sam spomenuo.

9. Održavanje učinkovitosti

Organizacija i učinkovitost idu ruku pod ruku. Učinkovitost dovodi do potrebe za planiranjem, što se glatko nešto odvija, to manje problema nailazite.

Učinkovitost vam također omogućuje da u svakom trenutku znate gdje se nalazite u projektu. To je zbog toga što ste stvari organizirali do te mjere da ste u stanju suprotstaviti se problemima prije nego što se pojave. Zapamtite da učinkovitost i vaša sposobnost prepoznavanja problema djeluju složno. Ako ne uspijete biti organizirani, onda je to nemoguće.

Da biste naučili ovu vještinu, morate odvojiti vrijeme za svaki projekt i podijeliti ga na pojedine segmente. Shvatite kako svaki korak mora napredovati i tko će biti odgovoran za svaki dio. Utvrdite probleme i kako ih riješiti na takav način da sve može raditi poput sata.

Učinkovitost je vještina koja se razvija s vremenom, pa nastavite raditi na tome i kako poboljšati problematična područja kako biste postali jači vođa.Oglašavanje

10. Jasna komunikacija

Jaki vođa mora biti sposoban u svakom trenutku jasno komunicirati.^[3]Pomoću svojih organizacijskih sposobnosti otkrit ćete da je to lakše učiniti.

Zahvaljujući tim vještinama uvijek znate što se događa i možete razjasniti sve probleme. Također možete komunicirati upravo ono što vam treba jednostavno zato što ste organizirani i znate status quo u tom trenutku. Lakše ćete pokrenuti stvari zbog svoje sposobnosti da to jasno i kratko sažete^[4].

Da biste imali dobru komunikaciju, morate biti sigurni u svoje sposobnosti vođe. Ako upotrijebite različite gore spomenute vještine, primijetit ćete veće povjerenje u svom glasu, što onda pozitivno utječe na ostatak tima.

Ako želite biti sigurniji u svoje komunikacijske vještine, pogledajte ovaj članak: Kako svladati učinkovite komunikacijske vještine na poslu i kod kuće

11. Samopomoć

Ništa gore spomenuto nije moguće ako niste organizirani u svom životu, kako profesionalno, tako i osobno. Sposobnost brige o sebi ljepilo je koje drži sve ostalo na okupu.

Morate dobro jesti i spavati, uz brigu o svom općem zdravlju. Organizacija u svakom aspektu vašeg života ključna je kako biste osigurali zdravu ravnotežu. Osjećaj pod vremenom, umor, stres ili bilo što drugo negativno imat će dubok utjecaj na vaše sposobnosti vođe.

Pogledajte što ljudi očekuju od vas u svakom dijelu vašeg života i usvojite iste strategije za svaki aspekt. Tada možete očekivati ​​određenu sinergiju između različitih područja koja im omogućuje rad s određenom fluidnošću.

Ovaj jednostavan vodič bit će vam koristan za bolju brigu o sebi: 13 osnovnih savjeta o samopomoći za zaposlene ljudeOglašavanje

Donja linija

Ovih 11 organizacijskih vještina ključno je za svakog pametnog vođu koji želi biti organiziraniji u svemu što radi. Poboljšavanjem sebe u tom smislu, to će dovesti ne samo do većeg osjećaja povjerenja u sebe, već i prema onima koji vas traže i kao smjernice i kao nadahnuće.

Više vještina za povećanje produktivnosti

• 35 knjiga o produktivnosti i organizacijskim vještinama za učinkovit život
• Kako organizirati svoj život: 10 navika stvarno organiziranih ljudi
• 10 praktičnih načina da poboljšate svoje vještine upravljanja vremenom

Istaknuta fotografija: Emma Matthews putem unsplash.com

Referenca