Koliko vremena provodite svakodnevno upravljajući svojim e-mailovima? Sat? 30 minuta? Nekoliko sati? Možda pola dana?

Iako je e-pošta namijenjena olakšavanju komunikacije, pretpostavljam da ponekad postaje kontraproduktivan alat jer trošimo toliko vremena na upravljanje vašim e-mailovima! Na primjer, razmislite o ovim primjerima:

• Stalno kliknete li u pristiglu poštu iako ste je upravo provjerili prije samo 5 minuta?
• Provodite li puno vremena svakodnevno upravljajući e-poštom, poput pretraživanja prošle pošte, sortiranja, organiziranja i brisanja stare pošte?
• Da li vam često e-mailovi postanu prvi prioritet, a ne zapravo da se stvari odrade?
• Postoje li dani u kojima više vremena provodite u pristigloj pošti nego obavljajući pravi posao?

Na kraju, e-pošta je samo alat za izvršavanje zadataka. Ispod je 11 savjeta za poboljšanje upravljanja e-poštom:

1. Obradite poštu jednom dnevno

Iako provjeravam poštu nekoliko puta dnevno samo kako bih bio u tijeku (u slučaju da se događa nešto čudno poput pada moje web stranice ili hitnog zahtjeva), ne obradim ih odmah. To radim samo jednom dnevno, bilo na početku dana, bilo navečer.

Odvojite dnevni vremenski termin za obradu svoje e-pošte. Ako ne završite u vremenskom terminu, nastavite sljedeći dan. Dajte prioritet važnijima, a ostalo pustite. (Vidi br. 2).

Ako ste na radnoj poziciji gdje primate puno vremenski osjetljivih e-poruka, to još uvijek možete primijeniti u praksi. Poanta nije u tome da pustite e-poštu da vam pregazi život. Zapamtite, to je alat koji će vam pomoći da radite svoj posao, a ne sam posao.Oglašavanje

2. Dajte prioritet e-porukama od 20%; Odgoditi one od 80%

Nisu sve e-adrese iste. volim Pravilo 80/20 jer se odnosi na svako pojedino područje našega života. Uključujući e-adrese. Pravilo 80/20 ideja je da je 20% ulaza odgovorno za 80% rezultata u bilo kojoj situaciji. Stoga, da bismo bili učinkoviti, trebali bismo se usredotočiti na 20% ulaza koji vode do 80% rezultata. Isto tako, trebali bismo se usredotočiti na e-adrese s visokom vrijednošću od 20% koje vode do maksimalnog izlaza.

Mojih 20% e-adresa su one koje mi daju sljedeći napredak u radu. To mogu biti zahtjevi za medije, mjesta za razgovore, mogućnosti umrežavanja, poslovni potencijalni klijenti, prilike za govor i druge stvari koje vode do mojih 20% poslovnih ciljeva. U moju e-poštu od 20% također spadaju ljudi koji su uložili u moj rad, poput mog 1-1 treniranje klijenata , govornički angažmani i čitatelji koji su kupili moje tečajeve i proizvode. I na kraju, ali ne najmanje važno, ovdje padaju i dopisivanja s mojim dobrim prijateljima. Sve ostalo ide na 80% pošte.

Za 20% e-poruka dajem im značajan prioritet. Obično im odmah odgovorim (pogotovo ako udovoljavaju pravilu od 1 minute u br. 9); ako ne, doći ću do njih za 1-3 dana. Za 80% pošte potrebno mi je više vremena da odgovorim, ponekad čak ni ne odgovorim (vidi točku # 4).

3. Imajte mapu Reply by XX Day

Pošaljite poštu kojoj je potreban vaš odgovor u mapu Reply by XX Day, gdje je XX dan u tjednu. Svaki tjedan odvajam 3 dana za odgovaranje na e-mailove - utorak, četvrtak i sub. Na ovaj način nisam prisiljen da odmah odgovorim kad god primim poštu. Pročitao sam je, mentalno je prepoznajem i razmišljam dok ne dođe vrijeme za odgovor (u prosjeku 3-8 dana od primitka pošte).

4. Shvatite da ne trebate odgovarati na svaku poštu

Unatoč onome što mislite, ne trebate odgovarati na svaku poštu. Ponekad se niti jedan odgovor nakon određenog vremenskog razdoblja ne može smatrati odgovorom sam po sebi.

Dobivam veliku količinu čitateljske pošte i neko sam vrijeme odgovarao na svaku poštu koja mi je stigla. Nije mi učinio ništa. Cijeli bih dan proveo samo odgovarajući na poštu, a do kraja dana bio bih ispražnjen, nesposoban za bilo kakav stvarni posao. I zanimljivo je da gotovo sva pošta na koju odgovorim nikada ne dobije odgovor na bilo koju vrstu (čak ni potvrdu ili zahvalnost), čak ni kad objavim dodatna pitanja kako bih im dodatno pomogao. Pretpostavljam da se polovica pošte ne čita, a druga polovica je pošta koju ljudi šalju impulsno, a odgovori zapravo nisu važni. U svakom slučaju, shvatio sam da je puno učinkovitije koristiti vrijeme za zadatke visoke vrijednosti, poput rada na vrijednim proizvodima i proizvodima bogatim sadržajem, podržavajući svoje klijente za podučavanje 1-1, nove projekte i pisanje novih članaka.Oglašavanje

Ne naglašavajte previše zbog odgovora na svaku pojedinu poštu. Odgovorite ako vam pomaže, ali ako troškovi odgovora ne premašuju koristi, onda možda ne vrijedi brinuti zbog toga. Samo neka to bude i stvari će se s vremenom riješiti.

5. Stvorite odgovore na predložak ako često šaljete slične odgovore

Ako pregledate svoju poslanu mapu, vjerojatno ćete pronaći trend u stvarima na koje odgovarate. Pošta koju primam na svom web mjestu obično se može svrstati u jednu od rijetkih kategorija (1) povratna informacija / zahvalna pošta (2) 1-1 podučavanje (3) zahtjevi za recenzije knjiga / proizvoda (4) upiti za govor (5) ostalo . Za (1) i (2) koristim predloške koje sam prethodno napisao i koje koristim u odgovorima. Dok odgovaram, prilagodio bih ih u skladu s potrebama izvorne pošte. To mi je uštedjelo ogromnu količinu vremena, u usporedbi s prošlošću kada sam e-poštu tipkao ispočetka.

6. Čitajte samo relevantne e-adrese

Pretplaćujem se na nekoliko biltena - kao što su fitnes, samopomoć, bloganje i posao, ali ne čitam sve mailove koje šalju. Ni njih ne brišem, jer znam da imaju vrijedne informacije. Umjesto toga, postavio sam gmail da ih automatski arhivira u različite oznake (mape). Mailovi blogova arhiviraju se u mapu za blogove, mailovi s kondicijom arhiviraju se u mapu zdravlja i kondicije itd. Od sada imam oko 30 mapa. Čitam ih samo kad želim dobiti više informacija o toj temi.

Ne trebate čitati svaku poštu koja stigne. Odaberite i odaberite ono što vam je važno.

7. Strukturirajte poštu u kategorije

Mape (ili naljepnice, ako upotrebljavate gmail) su tu da vam pomognu organizirati poštu.

Prvo upotrijebite odgovarajući sustav imenovanja onoga što radite. Ako su vam sada najveći prioriteti, recimo, (1) pisanje knjige i (2) mršavljenje, tada mape nazovite tako.Oglašavanje

Drugo, upotrijebite hijerarhijsku strukturu. Mape prve razine su za velike kategorije, a mape druge razine su za podkategorije itd. Na primjer, imam Admin kao mapu prve razine, a Back-Up, Accounting, Accounts itd. Kao mape druge razine. Ako je potrebno, imam mape treće razine da ih dalje segmentiram. Gmail ima dodatak koji vam omogućuje upotrebu oznaka različitih slojeva (Postavke> Laboratoriji> ugniježđene oznake)

Korištenje filtara (# 8) za automatsko organiziranje pošte u mape čini čuda.

8. Koristite filtre

Filteri su alati koji vam pomažu da automatski razvrstate poštu kad uđe u vašu poštu. Za filtar su potrebne dvije osnovne stvari - (1) Pojam na koji treba paziti (2) Akcija koja se primjenjuje ako se pojam podudara. Od sada, moj gmail ima oko 20 različitih filtara postavljenih za različite adrese e-pošte, naslove predmeta, osnovni tekst i što sve ne. Ovisno o filtru, pošta će se automatski sortirati u odgovarajuću mapu / arhivirati. To minimalizira količinu administrativnih radnji koje trebam poduzeti.

Evo mog video vodiča koji dijeli kako postavljam filtre e-pošte kako bih postigao nulu pristigle pošte: 3 jednostavna savjeta za postizanje nule pristigle pošte pomoću filtara e-pošte [Video vodič]

9. Koristite pravilo 1 minute kada odgovarate

Ako je odgovor potreban u roku od jedne minute, odmah mu odgovorite i arhivirajte. Ne dopustite da vam vječno leži u poštanskom sandučiću. Trebat će vam još više napora da ga pustite da lebdi oko vašeg uma i da vas se neprestano podsjeća da trebate odgovoriti. Samo pripazite da se pridržavate 1-minutnog vremenskog okvira prilikom odgovaranja kako vam ne bi trebalo više vremena nego što je potrebno. To mi pomaže u kratkom roku očistiti veliku količinu pošte.

10. Postavite ograničenje vremena provedenog u pristigloj pošti

Iznad pravila 1 minute, ograničite ukupno vrijeme provedeno u pristigloj pošti. Sljedeći put kada provjerite poštu, odredite vrijeme . Pogledajte koliko vam treba za obradu, čitanje, odgovaranje i sortiranje vaše pošte. Zatim se zapitajte koliko je tog vremena dobro provedeno. Šanse su da većina toga nije imala apsolutno nikakvu svrhu.Oglašavanje

Ponekad ćete dobiti e-mailove koji su alarmantno dugi. Za ove e-poruke skenirajte i provjerite postoji li nešto važno za vas, a zatim ih u skladu s tim obradite. Odgovorite ako je potrebno (i upotrijebite pravilo 1 minute); arhivirajte ga ako ne planirate odgovoriti. Ako ćete odgovoriti, nemojte osjećati potrebu da vratite dugačku poštu samo zato što je osoba napisala dugu poštu. Posljednje što želite je razmjena e-pošte putem e-pošte, što će nehotice rezultirati padom u crnu rupu e-pošte. Prijavite se u svoju pristiglu poštu, učinite što trebate i odmah izađite.

11. (Nemilosrdno) Otkažite pretplatu na stvari koje ne čitate

Tijekom krstarenja mrežom vjerojatno se prijavite za popriličan broj biltena i hranite se impulsom za kojim nakon toga izgubite interes. Ako vam se opetovano briše pošta iz pretplata, znak je da biste se trebali odmah odjaviti.

Nabavite manifestnu verziju ovog članka: [Manifest] 11 savjeta za učinkovito upravljanje e-poštom

Orginalni članak: 11 jednostavnih savjeta za učinkovito upravljanje e-poštom | Osobna izvrsnost

Istaknuta fotografija: Poslovna žena crta omotnicu e-pošte putem shutterstock.com