15 NAJBOLJIH SAVJETA ZA ORGANIZACIJU UREDA I POSTIZANJE DODATNIH REZULTATA

Možda mislite da nemate vremena za organizaciju ureda, ali ako biste stvarno znali koliko vas je vrijeme koštala ta neorganizacija, razmislili biste.

Preuređivanje i premještanje hrpa povremeno se ne računa. Ni čišćenje stana, ako nered prevučete u kantu ili ladicu stola.

Relativno uredan i uredan uredski prostor otvara put za veću produktivnost i manje izgubljenog vremena.

Organizacija vašeg ureda ne mora trajati danima, to se može učiniti malo odjednom. Zapravo je održavanje organiziranog ureda mnogo učinkovitije ako se prema njemu ponašate kao prema tekućem projektu, umjesto kao prema masovnom napadu.

Dakle, ako ste spremni za početak, sljedeći savjeti za organizaciju pomoći će vam da svoj ured pretvorite u učinkovit radni prostor.

1. Očistite svoj ured

Otklonite nered, ispraznite, uništite, riješite se svega što vam nije potrebno ili želite. Razgledati. Što niste koristili već neko vrijeme?

Uzmite jedno po jedno područje. Ako ne uspije, pošaljite ga na popravak ili bacite. Ako ga niste koristili mjesecima i ne možete smisliti kada će vam zapravo trebati, van ide. To vrijedi za namještaj, opremu, zalihe itd.Oglašavanje

Ne zaboravite na sitnice, biljke (stvarne ili umjetne) i ukrase - ako su prekriveni prašinom i čine da vaš ured izgleda otrcano, to je poštena igra.

2. Okupite i distribuirajte

Skupite svaku stvar koja nije tamo gdje joj je mjesto i stavite je tamo gdje treba.

3. Uspostavite radne zone

Odlučite koja se vrsta aktivnosti događa u svakom području vašeg ureda. Vjerojatno ćete imati glavni radni prostor (najvjerojatnije vaš radni stol), referentno područje (ormar za knjige, police, veziva,) i opskrbno područje (ormar, police ili ladice.)

Postavite odgovarajuću opremu i zalihe na odgovarajuće mjesto što je više moguće.

4. Neposredna blizina

Opremu i zalihe koje najčešće upotrebljavate smjestite na dohvat ruke. Stvari koje rijetko upotrebljavate možete pohraniti ili odložiti.

5. Nabavite dobrog markera

Odaberite proizvođača naljepnica koji je jednostavan za upotrebu. Odvojite vrijeme za označavanje polica, kanti, ladica košara. Ne samo da će vas podsjetiti kamo stvari idu, već će pomoći i drugima koji možda imaju potrebu pronaći, upotrijebiti ili odložiti bilo što u vašem radnom prostoru.

6. Pregledajte svoj sustav arhiviranja

Kako u potpunosti prelazimo u digitalno doba, smanjivala se potreba za pohranom papirnatih datoteka.Oglašavanje

Što možete pohraniti digitalno? Kopirate datoteke? Možda ćete moći eliminirati neke datoteke i mape koje ste koristili u prošlosti. Ako pohranjujete datoteke na računalu, redovito izrađujte sigurnosne kopije.

Evo nekoliko ideja za pohranu za stvaranje glatkog sustava arhiviranja:

Stvorite mapu sastanka - Stavite tamo sve stavke o kojima će se raspravljati, zajedno sa stavkama koje treba predati, izvješćima koja treba dati itd. Pomoći će vam da se pripremite za sastanke i uštedjet ćete stres čak i kad se sastanak pomakne prema gore .
Stvorite mapu WOR - Toliko naših neurednih novina stvari su na čekanju dok netko drugi ne odgovori ili ne djeluje. Pošaljite ih u mapu WOR (Waiting on Response). Svakih nekoliko dana provjerite ima li izvanrednih radnji koje ćete možda trebati pratiti.
Kutije za odlaganje - Upotrijebite jeftine okvire za pohranu da biste zadržali arhivirane datoteke i izvadili ih iz trenutnog prostora datoteka.
Kutije za časopise - Koristite kutije s časopisima ili registrere za pohranu časopisa i kataloga koje stvarno želite pohraniti. Molimo provjerite jesu li vam zaista potrebne za referencu ili istraživanje, u suprotnom ih reciklirajte ili poklonite.
Mapa za čitanje - Odredite datoteku za tiskane članke i dokumente koje želite pročitati, a koji nisu hitni.
Arhivirajte datoteke - Kad je projekt dovršen, sastavite sve materijale i odložite ih. Neka vaše radne mape budu u tijeku.
Dostavljati tjedno - Ne dopustite da se vaša prijava nagomila. Stavite svoje radove u mapu U datoteku i arhivirajte sve jednom tjedno.

Ovdje saznajte više savjeta za organiziranje datoteka: Kako organizirati datoteke radi veće produktivnosti

7. Očistite svoj stol

Uklonite sve, temeljito očistite i vratite samo one predmete koji su neophodni za svakodnevnu upotrebu.

Ako imate poteškoća u uklanjanju stvari, ovu formulu Decluttera pomoći će vam baciti stvari bez da kasnije žalite.

8. Organizirajte svoju radnu površinu

Sad kad ste pojednostavili radnu površinu, dobro je organizirati je.

Koristite stolne organizatore ili spremnike za organiziranje predmeta na vašem stolu. Koristite ladice za papir, spremnike za manje predmete.Oglašavanje

Ne zaboravite radnu površinu računala! Provjerite nalaze li se datoteke ili slike u organiziranim mapama. Preporučio bih vam da svakodnevno očistite radnu površinu računala prije nego što napustite posao.

9. Organizirajte svoje ladice

Stavite predmete koji se koriste zajedno u isti prostor ladica, marke s omotnicama, ljepljive uloške s bilješkama itd.

Koristite organizatore ladica za male predmete - spajalice, kopče itd. Upotrijebite zasebnu ladicu za osobne predmete.

10. Odvojeni pretinci

Ako redovito radite s drugim ljudima, stvorite mapu, ladicu ili pristiglu poštu za svaku od njih.

11. Očistite hrpe

Nadamo se da s vašim novim organiziranim uredom više nećete stvarati hrpe papira, ali svejedno morate sortirati stare.

Prođite kroz hrpu (po potrebi malo) i stavite je na odgovarajuće mjesto ili odložite.

12. Poredaj mailove

Nemojte samo zabijati poštu u hrpu da biste je razvrstali ili puškarali i izvadite komade koji su vam trenutačno potrebni. Razvrstajte ga čim ga dobijete - djelovati, čitati, arhivirati, delegirati ili predati. .Oglašavanje

13. Dodijelite datume odbacivanja

Ne trebate svaki papir držati unedogled. Označite na datotekama ili dokumentima kada ih je moguće baciti ili usitniti.

Neki pravni ili financijski dokumenti moraju se čuvati određeno vrijeme. Obavezno znajte koji su to zahtjevi.

14. Filtrirajte svoje e-adrese

Neke je e-adrese važno pročitati, druge jednostavno nisu toliko važne.

Kada sustav filtara koristite za označavanje različitih vrsta e-adresa, znate njihov prioritet i na koji trebate prvo odgovoriti.

Pogledajte ove savjete za postizanje nule u pristigloj pošti: Krajnji način da dođete do Inbox Zero

15. Ispravite svoj stol

Na kraju dana, brzo se ispravite, tako da slijedeći dan imate čisti početak.

Poanta

Upotrijebite jedan savjet ili isprobajte sve. Količina truda koji ste uložili u stvaranje i održavanje efikasnog radnog područja u velikoj će se mjeri isplatiti.Oglašavanje

Umjesto da trošite vrijeme tražeći stvari i premještajući hrpe, moći ćete potrošiti svoje vrijeme ... pa ... radeći i uživat ćete u tome da budete slobodni!