Svi menadžeri i vođe moraju svladati vještinu postupka delegiranja. Razumijevanje kako i kada raspodijeliti odgovornost na druge neophodno je za održavanje visoke razine produktivnosti, kako na osobnoj tako i na organizacijskoj razini. Prenošenje zadataka također je neophodno za učinkovito vodstvo.

Naučiti kako delegirati znači izgraditi kohezivan i učinkovit tim koji može poštivati ​​rokove. Štoviše, znanje kada i kako povjeriti posao smanjit će vam radno opterećenje, poboljšavajući tako dobro stanje na poslu i povećavajući zadovoljstvo poslom. Nažalost, mnogi čelnici nisu sigurni kako ih pravilno delegirati ili oklijevaju to učiniti.

U ovom vodiču otkrit ćete što delegiranje doista podrazumijeva, kako delegiranje zadataka koristi vašem timu i kako učinkovito dodijeliti zadatke.

Sadržaj

1. Važnost delegiranja
2. Zašto se ljudi boje delegiranja zadataka?
3. Razlika između delegiranja i raspodjele
4. Kako učinkovito prenijeti zadatke
5. Poanta
6. Više savjeta za produktivno vodstvo

Važnost delegiranja

An dobar vođa zna delegirati. Kad delegirate neki svoj posao, svakodnevno oslobađate vrijeme i postižete više.

Učinkovito delegiranje također promovira produktivnost i dobro upravljanje vremenom unutar tima oslanjajući se na postojeće vještine svojih članova i omogućujući im da usput razvijaju nova znanja i kompetencije. Rezultat je fleksibilniji tim koji može podijeliti uloge kad se za tim ukaže potreba^[1].

Kad ste spremni delegirati, promičete ozračje povjerenja i povjerenja. Vaše akcije šalju jasan signal: kao vođa vjerujete svojim podređenima da će postići željene ishode. Kao rezultat toga, smatrat će vas simpatičnim i učinkovitim vođom koji poštuje njihove vještine i potrebe.

Delegiranje se ne odnosi na lajanje naloga i nadu da će vaše osoblje doći u red. Posao menadžera je da dobiti najbolje od onih pod njihovim nadzorom i pritom maksimizirati produktivnost i dobit ^[2].

Evo primjera lošeg delegiranja:Oglašavanje

Pažljivo delegiranje pomaže identificirati i iskoristiti jedinstvene snage i slabosti članova tima. Delegacija također pojačava angažman zaposlenika jer dokazuje da su menadžeri zainteresirani za crtanje svojih talenata.^[3]

Zašto se ljudi boje delegiranja zadataka?

Delegiranje povećava produktivnost, ali nisu svi menadžeri voljni ili sposobni delegirati.^[4]Zašto? Evo nekoliko uobičajenih razloga:

• Zamjeraju ideju da netko drugi može dobiti kredit za projekt.
• U principu su spremni delegirati, ali boje se da njihov tim neće moći podnijeti veću odgovornost.
• Sumnjaju da je njihovo osoblje već prezaposleno i nerado povećavaju svoj teret.
• Oni sumnjaju da je jednostavnije i brže samo sami obaviti zadatak.
• Ne sviđa im se ideja da napuste zadatke u kojima uživaju.
• Strahuju se da će, ako delegiraju odgovornost, vlastiti menadžer zaključiti da se ne mogu nositi sa svojim radnim opterećenjem.

Razlika između delegiranja i raspodjele

Većina ljudi misli da su delegiranje i dodjela sinonimi, ali između njih treba napraviti važnu razliku.^[5]

Kada dodjeljujete zadatak, samo upućujete podređenog da izvrši određenu radnju. Kažete im što da rade, a oni to čine - to je tako jednostavno.

S druge strane, delegiranje uključuje prenošenje dijela vašeg rada na drugu osobu. Oni ne dobivaju samo set uputa.Važno je da su stavljeni u ulogu koja zahtijeva da donose odluke i da odgovaraju za izvršenje zadatka.^[6]

Kako učinkovito prenijeti zadatke

Pa, koji je najbolji način za delegiranje posla tako da se možete boriti protiv straha od delegiranja, izgraditi učinkovit tim i raditi brže? Evo detaljnog vodiča:

1. Znajte kada trebate delegirati

Razumijevanjem koliko kontrole trebate zadržati nad situacijom, možete odrediti najbolju strategiju za osnaživanje radnika. Postoji 7 stupnjeva delegiranja koji radnicima nude različite stupnjeve odgovornosti.Oglašavanje

Ovaj kratki video objašnjava ove razine i nudi primjere kada je prikladno koristiti svaku od njih:

Delegiranje se događa duž spektra. Najniža razina delegiranja događa se kad drugim ljudima kažete što treba učiniti. Zaposlenicima nudi malo mogućnosti da isprobaju nove pristupe. Najsnažniji oblik delegiranja događa se kad većinu svoje kontrole nad projektom možete prepustiti zaposleniku.

Znanje kako delegirati posao pomaže vam da razumijete kako povezati ljude sa zadacima koji najbolje koriste njihove talente. Kada se pravilno izvede, osigurava da ćete postići najbolji krajnji rezultat.^[7]

Kad odlučujete kako ćete prenijeti posao, postavite sljedeća pitanja:

• Morate li biti zaduženi za ovaj zadatak ili ga netko drugi može izvesti?
• Zahtijeva li ovo vašu pažnju da biste bili uspješni?
• Hoće li ovaj posao pomoći zaposleniku da razvije svoje vještine?
• Imate li vremena naučiti nekoga kako se radi ovaj posao?
• Očekujete li da će se zadaci ove prirode ponavljati u budućnosti?

2. Odredite najbolju osobu za posao

Morate predati baklju pravom članu tima da bi delegacija mogla raditi. Vaš je cilj stvoriti situaciju u kojoj vi, vaša tvrtka i zaposlenik imate pozitivno iskustvo.

Razmislite o vještinama članova članova tima, spremnosti za učenjem i njihovim stilovima rada i interesima.Osoba koju ste delegirali moći će učinkovitije obavljati posaoako su sposobni, trenirani i zainteresirani. Kad je moguće, pružite zaposleniku priliku da ukaže na svoje snage.

Neiskusni radnici možda će trebati više smjernica od iskusnih veterana. Ako nemate vremena za postavljanje novijeg zaposlenika za uspjeh, nije pošteno da ga delegirate.

Također morate uzeti u obzir koliko su zaposlenici zaposleni. Posljednje što želite učiniti je svladati nekoga dajući mu previše odgovornosti.Oglašavanje

3. Recite i prodajte da biste dobili članarinu

Nakon što pronađete savršenu osobu za taj posao, još uvijek je morate natjerati da preuzme novu odgovornost. Obavijestite ih zašto ste ih odabrali za taj posao.^[8]Kad pokažete drugima da podržavate njihov rast, to gradi kulturu povjerenja. Vjerojatnije je da će zaposlenici koji delegirane zadatke vide kao prilike biti uloženi u ishod.

Kada radite s novijim zaposlenicima, izrazite spremnost pružiti stalnu podršku i povratne informacije. Za sezonske zaposlenike uzmite u obzir njihova razmišljanja i iskustva.

4. Budite jasni i precizni u vezi s radom

Ključno je objasniti zaposlenicima zašto je projekt neophodan, što očekujete od njih i kada treba nastupiti.^[9]Ako znaju što očekujete, vjerojatnije će isporučiti.

Postavljajući jasna očekivanja, pomažete im da planiraju kako izvršiti zadatak. Postavite prekretnice projekta tako da možete provjeravati napredak bez mikroupravljanja. Ako vaš zaposlenik ima problema s ispunjavanjem prekretnice, još uvijek ima vremena popraviti tečaj prije krajnjeg proizvoda.

Ova vrsta odgovornosti obično se koristi na sveučilištima. Ako studenti znaju samo rok i osnovne uvjete za ispunjavanje glavnih istraživačkih radova, mogli bi odgoditi posao do jedanaestog sata. Mnogi programi zahtijevaju da se studenti tjedno sastaju sa savjetnicima kako bi dobili smjernice, strukturu adresa i razradili probleme u svojim metodama prije krajnjih rokova. Ove mjere postavljaju studente za uspjeh, istovremeno im pružajući prostor za veliko djelo.

5. Podržite svoje zaposlenike

Da bi vidjeli najbolje moguće ishode delegiranja, vaši podređeni trebaju vaše resurse i podršku. Povežite ih treningom i materijalima kako biste razvili skupove vještina koje još nemaju.^[10]

Možda će trebati više vremena kako bi se stavili na raspolaganje resursi, ali uštedjet ćete vrijeme pravilnim obavljanjem posla. Za ponavljajuće zadatke ovaj se trening višestruko isplati.

Ponekad zaposlenici trebaju pomoć kako bi vidjeli što dobro rade i kako se mogu poboljšati. Davanje i primanje povratnih informacija važan je dio delegiranja zadataka. Ovo je također dobar način za nadgledanje delegiranih zadataka kao vođe. Iako možete pratiti napredak zadataka, niste mikro-upravljanje zaposlenici.Oglašavanje

Tijekom projekta povremeno pitajte zaposlenike trebaju li podršku ili pojašnjenja. Jasno im recite da im vjerujete da rade posao i želite im stvoriti prostor za postavljanje pitanja i pružanje povratnih informacija. Ove će vam povratne informacije pomoći da precizirate način na koji prenosite posao.

6. Pokažite svoju zahvalnost

Tijekom povremenih prijava prepoznajte sve pobjede koje ste do sada vidjeli na projektu. Priznajte da vaši zaposlenici napreduju prema cilju. Načelo napretka iznosi koliko je važno slaviti male pobjede kako bi zaposlenici bili motivirani.^[jedanaest]Radnici će biti učinkovitiji i posvećeniji ako znaju da primijetite njihov trud.

Prepoznavanje zaposlenika kad im dobro ide pomaže im da razumiju kvalitetu posla koji očekujete. Čini vjerojatnije da će htjeti ponovno surađivati ​​s vama na budućim projektima.

Poanta

Sad kad točno znate što delegiranje znači i tehnike za efikasno delegiranje posla, u sjajnoj ste poziciji pojednostaviti svoje zadatke i povećati produktivnost u svom timu.

Delegirati znači dodijeliti autonomiju i autoritet nekome drugome, olakšavajući tako vlastiti posao i gradeći dobro zaokružen, dobro iskorišten tim.

Vještine delegiranja mogu se činiti složenima ili zastrašujućima, ali s vremenom postaju mnogo lakše. Započnite s malim delegiranjem nekoliko odluka članovima svog tima tijekom sljedećih tjedan ili dva.

Više savjeta za produktivno vodstvo

• Delegiranje posla: što delegirati, a što ne?
• 10 načina za poboljšanje vještina upravljanja timom i poboljšanje performansi
• Vodstvo vs menadžment: je li jedno bolje od drugog?

Istaknuta fotografija: CoWomen putem unsplash.com

Referenca