Zašto se uvijek čini da ima previše toga za napraviti u premalo vremena?

Svi imamo samo 24 sata u danu. Pa ipak, zašto neki ljudi lako mogu upravljati poslom s punim radnim vremenom, graditi svoje sporedne gužve i uživati ​​u kvalitetnom vremenu s obitelji i prijateljima, a da se pritom ne oznoje, dok drugi jedva mogu naći vremena za bilo što osim za posao i spavanje?

Tajna leži u vremenskoj poluzi. Imati dovoljno vremena ne znači više raditi, već raditi pametnije i namjernije donositi odluke kako biste optimizirali svoj život.

Ako želite znati kako iskoristiti vrijeme za postizanje svojih osobnih, financijskih i karijernih ciljeva, a da se pritom ne osjećate iscrpljenim i potpuno iscrpljenim, čitajte dalje jer ću vam pokazati kako!

Sadržaj

1. Što je vremenska poluga?
2. Kako iskoristiti vrijeme za povećanje produktivnosti
   • Iskoristite svoje vrijeme
   • Iskoristite vrijeme drugih
3. Poanta

Što je vremenska poluga?

Prije nego što počnete razmišljati o tome kako uključiti vremensku polugu u svoj užurbani život, važno je čvrsto shvatiti što znači vremenska poluga.

Prema rječniku Merriam-Webster, ^[1]

Poluga se definira kao 'djelovanje poluge ili mehanička prednost koja se njome stječe'.

Drugim riječima, utjecaj uključuje korištenje resursa za stjecanje 'prednosti', kao što je učinkovitije postizanje vaših ciljeva.

Vrijeme je nedvojbeno najoskudniji resurs. Razumijevanje da je vrijeme konačno i da vi kontrolirate kako ćete ga koristiti temeljni su principi korištenja vremena kako biste optimizirali svoj život.

Vremenska poluga uključuje postizanje najznačajnijeg rezultata uz najmanji mogući napor.

Vremenska poluga ne znači raditi više od 12 sati dnevno, 7 dana u tjednu i riskirati svoje fizičko i mentalno zdravlje kako biste postigli svoje ciljeve.

Umjesto toga, učenje kako iskoristiti vrijeme omogućuje vam postizanje istih ciljeva kao da radite cijeli dan i noć, osim što se ne morate osjećati neprestano premorenim, pod stresom i preopterećenim.

Ovo je zbog iskoristivost vremena uključuje korištenje vremena drugih ljudi za delegiranje zadataka koje oni mogu obaviti za vas i/ili korištenje tehnologije i moći automatizacije za pametniji, a ne naporniji rad.

Postoji samo toliko vremena koje imate u bilo kojem danu; stoga postoji samo toliko toga što možete postići sami dnevno. Međutim, korištenjem tuđeg vremena i korištenjem prednosti tehnologije za automatizaciju svog života, moći ćete učinkovitije postići svoje ciljeve, bez potrebe za ugrožavanjem svog zdravlja i dobrobiti.

Iskorištavanje vremena povećava vašu produktivnost tako što možete delegirati zadatke niže razine (tj. odgovaranje na e-poštu, čišćenje doma, čak i šetnju vašeg psa) drugim ljudima koji također mogu obavljati te iste zadatke za vas po određenoj stopi.

Iako delegiranje ovih zadataka niže razine ima svoju cijenu, količina vremena koju ste dobili natrag omogućit će vam da više nepodijeljene pažnje posvetite zadacima više razine, pa čak i osobnim obvezama/mogućnostima koje mogu značajno poboljšati vaš osobni život i profesionalnu karijeru ( tj. razvoj poslovne strategije, bolje upravljanje vašim osobljem, predstavljanje na konferenciji, provođenje kvalitetnog vremena s voljenima).

Neki od najuspješnijih ljudi naše generacije, Mark Zuckerberg ^[dva] i Elon Musk, ^[3] čak i iskoristiti snagu vremenske poluge za uspješno vođenje i povećanje svojih tvrtki namjernim delegiranjem zadataka pravim ljudima kako bi učinkovito razvili svoje poslovanje.

Iako možda ne vodite tvrtku vrijednu više milijardi dolara, ako ste poduzetnik i možete prenijeti neke zadatke na prave ljude, to ne samo da vam može pomoći da učinkovitije postignete svoje ciljeve, već i osigurati da ne izgorite ili imate da ugrozite kvalitetno vrijeme s prijateljima i obitelji kako biste ostvarili svoje ciljeve.

Kako iskoristiti vrijeme za povećanje produktivnosti

Ako vas zanima kako iskoristiti vrijeme za učinkovitije postizanje ciljeva u svom životu, razmislite o sljedećem:

1. iskoristiti vlastito vrijeme
2. iskorištavanje vremena drugih ljudi.

Važno je biti svjestan sebe gdje se nalazite u smislu kako možete uspješno iskoristiti svoje vrijeme. Ako tek započinjete svoj posao, možda još nemate toliko novca i resursa da iskoristite vrijeme drugih ljudi za razvoj vašeg poslovanja. Međutim, još uvijek možete iskoristiti svoje vrijeme za učinkovit razvoj svog poslovanja.

Isto tako, sami možete toliko razviti svoje poslovanje, čak i s vremenskim utjecajem, sve dok ne dođete do točke u kojoj korištenje tuđeg vremena može biti iznimno korisno.

Naučite kako povećati svoju produktivnost i rezultate koristeći svoje vrijeme i vrijeme drugih:

Iskoristite svoje vrijeme

Iako svi imamo ograničeno vrijeme, to ne znači da ne postoje učinkoviti načini da iskoristite svoje vrijeme za učinkovito postizanje svojih ciljeva. Koristite ova tri savjeta kako biste učinkovitije iskoristili svoje vrijeme.

1. Postavljanje SMARTer ciljeva

Jedan od najvažnijih načina da iskoristite svoje vrijeme je definiranje vaših ciljeva i osmišljavanje konkretnog plana kako ćete postići te specifične ciljeve.

Vjerojatno ste čuli za SMART ciljeve, ali što je s SMARTer ciljevima?

Mnogi ljudi ne uspiju postići svoje ciljeve jer možda uistinu ne razumiju zašto žele postići određene ciljeve. Razumijevanje zašto želite postići određene ciljeve može vam pomoći da napravite razliku između onoga što želite (vaš percipirani cilj) i svrhe iza cilja koji postavljate. Na taj način možete prilagoditi svoje ciljeve kako biste bili sigurni da su zapravo usklađeni sa svrhom iza cilja. To je također ono što čini SMARTer cilj.

Ponekad može biti teško razumjeti svoje istinske želje i namjere iza određenog cilja. Ako je to slučaj, razmislite o korištenju 5 Zašto okvir kako biste stekli bolje razumijevanje zašto biste uopće mogli imati svoj cilj.

Nakon što shvatite svoj 'zašto' koji stoji iza vaših ciljeva, vrijeme je da radite na postavljanju SMART (specifičnih, mjerljivih, dostižnih, relevantnih, vremenski ograničenih) ciljeva koji su u skladu s vašom svrhom, a istovremeno vam daju osjećaj odgovornosti za uspješno postizanje ovih ciljeva. ciljevi.

Postavljanje specifičnih ciljeva samo je jedan od pet čimbenika koji čine SMART sustav ciljeva. Jedan od najboljih primjera zašto je postavljanje jasnih ciljeva važno jest teorija postavljanja ciljeva Edwina Lockea. ^[4] Teorija postavljanja ciljeva odnosi se na moć postavljanja ciljeva u poboljšanju cjelokupnog učinka na način da oni koji postavljaju specifične, teže ciljeve imaju veću vjerojatnost da će te ciljeve postići u usporedbi s pojedincima koji postavljaju općenitije, lakše ciljeve.

Želite li naučiti više o tome kako postaviti pametnije ciljeve i ostvariti ih? Čitati “Postizanje ciljeva: Vrhunski vodič za postizanje i postavljanje ciljeva”.

2. Odredite prioritete

Određivanje prioriteta vašem vremenu još je jedan način da iskoristite svoje vrijeme. Određivanje prioriteta uključuje fokusiranje više vremena i energije na smislene, važne zadatke, a trošenje manje vremena na male, manje značajne zadatke.

Stoga je bitno razumjeti razliku između zadataka koji su važni i manje važnih. Umjesto da nasumično dovršavate sve svoje zadatke, prvo ocijenite vrijednost svakog zadatka. Na taj način možete započeti i namjerno posvetiti najviše vremena prvo tim vrijednijim zadacima, a zatim nastaviti dalje.

Da biste saznali više o svemu što se tiče određivanja prioriteta, pročitajte “Krajnji vodič za određivanje prioriteta u vašem poslu i životu” .

3. Koristite tehnologiju i automatizaciju

U današnjem digitalnom dobu postoje bezbrojni načini korištenja tehnologije kako biste iskoristili svoje vrijeme i automatizirali svoje rutine koje bi vam inače oduzele dragocjeno vrijeme u danu.

Iznenadili biste se kada biste naučili sve različite procese i rutine koje stalno radite, a koji se lako mogu automatizirati kako biste učinili više u manje vremena.

Različiti softveri za automatizaciju danas pružaju mogućnost jedinstvene prilagodbe, automatizacije i zatim izvršavanja prilično svakodnevnih zadataka koji ne zahtijevaju mnogo ljudske pomoći ili vodstva.

Najbolji alati za automatizaciju koji se mogu koristiti za učinkovitije obavljanje svakodnevnih zadataka uključuju:

• Google kalendar
• Calendly
• Alfred
• 1Lozinka

Više alata za upravljanje vremenom možete pronaći u 18 najboljih aplikacija i alata za upravljanje vremenom.

Iskoristite vrijeme drugih

Dolazi točka u kojoj možete učiniti samo toliko da iskoristite svoje vrijeme prije nego što trebate unajmiti pomoć. Iako iskorištavanje vremena drugih može biti izvrstan način da brže postignete svoje ciljeve, može biti i katastrofalno ako ne odvojite vrijeme da pronađete prave ljude kojima ćete delegirati svoje zadatke.

Evo nekoliko korisnih savjeta o tome kako iskoristiti vrijeme drugih za učinkovitije postizanje svojih ciljeva radeći s pravim ljudima.

1. Razvijte jasne smjernice i planove

Postavljanje jednostavnih, ali sveobuhvatnih smjernica za vaš tim unaprijed može vam uštedjeti vrijeme i mnogo glavobolja u budućnosti. Bitno je da pojedincima na koje prebacujete svoje zadatke kažete 1) što trebaju učiniti, 2) kada to trebaju učiniti i 3) kako mogu izvršiti te zadatke kako bi ispunili vaše standarde.

Dok neki zadaci poput slanja e-pošte mogu biti jednostavni poput izrade predloška e-pošte koji će vaši novi zaposlenici slijediti, drugi zadaci poput analize podataka za vaše poslovanje ili stvaranja sadržaja za razvoj vašeg poslovanja možda neće biti tako jednostavni.

Ovdje je od iznimne važnosti stvaranje sveobuhvatnog vodiča koji će vaš tim slijediti. Ne samo da će vam to dugoročno uštedjeti vrijeme tako da vam vaš tim neće stalno morati postavljati pitanja kako biste razumjeli kako učinkovito obaviti zadatak, već će to osigurati da posao koji vaš tim obavlja ispuni vaša očekivanja.

Stoga, postavljanje jasnih smjernica i planova koje vaš tim treba slijediti unaprijed pomaže vašem cijelom timu da radi učinkovito. Na ovaj način vaš tim ima na raspolaganju sve prave resurse i alate za učinkovito rješavanje problema i stvaranje kvalitetnog posla, bez oslanjanja na vas.

Za složenije zadatke koji bi mogli zbuniti vaš tim, razmislite o izradi videozapisa za obuku koji prikazuju proces od početka do kraja koji biste željeli da vaš tim dovrši. Na taj način pojedinac može iznova gledati videozapis uvijek iznova, a ako je i dalje zbunjen, obratiti se vama za smjernice.

2. Delegirati

Iako delegiranje zadataka može zvučati zastrašujuće, bitno je učinkovito povećati svoju produktivnost i postići svoje ciljeve. Međutim, morate izgraditi pravi tim kojem ćete delegirati svoje zadatke. Neuspjeh u pronalaženju pravog pojedinca(a) kojem biste delegirali svoje zadatke može biti štetan i negativno utjecati na vaš napredak prema postizanju osobnih i profesionalnih ciljeva.

Neka važna pravila delegiranja koja treba zapamtiti uključuju:

• Identificiranje prave osobe(a) za obavljanje određenih zadataka. Na primjer, ako je jedna osoba izuzetna u stvaranju i organiziranju podataka unutar Excela, delegirajte takve zadatke vezane uz podatke toj osobi.
• Budite precizni i jasni u pogledu očekivanja o tome kako učinkovito izvršiti zadatak. Međutim, odolite nagon za mikroupravljanjem jer će to naštetiti učinku i produktivnosti vaših zaposlenika.
• Pružite podršku kada je to potrebno kako biste osigurali da vaš zaposlenik ima sve resurse i informacije potrebne za obavljanje svojih zadataka.

Pročitajte moj članak “Kako početi učinkovito delegirati zadatke (vodič korak po korak)” kako biste saznali više o tome kako delegirati svoje zadatke na pravi način.

3. Dovedite stručnjake i konzultante

Neke stvari je najbolje prepustiti stručnjacima. Predstavljanje stručnjaka i konzultanata može biti sjajan način da popunite praznine u znanju, vještinama i iskustvu u vašem trenutnom timu koje mogu štetiti sposobnosti vaše tvrtke da što učinkovitije obavlja svoj posao.

Stručnjaci ne samo da mogu maksimizirati izvedbu vašeg poslovanja, već mogu unijeti nove ideje, perspektive i pozadinu kako bi nadmašili vaše poslovanje.

Poanta

Vrijeme je ograničeno; međutim, iskoristivost vremena može značajno poboljšati kvalitetu vaših ishoda, pomoći vam da učinkovitije postignete svoje ciljeve, a da se pritom ne osjećate stalno iscrpljenim i preopterećenim.

Naučiti kako iskoristiti vrijeme u iskorištavanju vlastitog vremena i iskorištavanju vremena drugih ljudi važno je za učinkovitije postizanje vaših ciljeva, bez potrebe za ugrožavanjem zdravlja ili kvalitete vašeg rada.

Ako ste tražili načine da podignete svoje poslovanje na višu razinu ili jednostavno želite pronaći više ravnoteže u svom danu kako biste izgradili svoj profesionalni i osobni život, pokušajte iskoristiti svoje vrijeme.

Ako namjerno koristite svoje vrijeme i slijedite gore navedene načine da iskoristite svoje vrijeme, možete učinkovitije postići svoje ciljeve bez osjećaja stresa, iscrpljenosti i pritiska da u tom procesu žrtvujete kvalitetno vrijeme s voljenima.

TL;DR

Nemate vremena za cijeli članak? Pročitaj ovo.

Vremenska poluga uključuje postizanje najznačajnijeg rezultata uz najmanji mogući napor.

Iskorištavanje vremena uključuje korištenje vremena drugih ljudi za delegiranje zadataka koje oni mogu obaviti za vas i/ili korištenje tehnologije i moći automatizacije za radite pametnije, a ne teže.

Možete povećati produktivnost iskorištavanjem vlastitog vremena i iskorištavanjem vremena drugih ljudi.

Kako biste iskoristili svoje vrijeme, postavite PAMETNIJE ciljeve , odrediti prioritete te koristiti tehnologiju i automatizaciju.

Kako biste iskoristili vrijeme drugih ljudi, razvijte jasne smjernice i plan, naučiti kako delegirati učinkovito i dovedite stručnjake i konzultante da vam pomognu u radu.

Autor istaknute fotografije: Ken Lawrence putem unsplash.com

Referenca