Svaki član mog tima ima hrpu zadataka s kojima se mora nositi svaki radni dan. Povrh toga, većina njihovih zadataka jesu ili kreativni zadaci ili zadaci rješavanja problema. Svatko od njih morao je naučiti kako odrediti prioritete zadataka kako bi sve obavio.

Iako ima mnogo zadataka koje treba riješiti, naš tim može ostati fokusiran i kreativan te dosljedno raditi na postizanju naših ciljeva u zadanom vremenu.

Otkrit ću vam kako sam pomogao svom timu da obavi više stvari za manje vremena snagom ispravnog određivanja prioriteta. Nekoliko minuta potrošenih na čitanje ovog članka dugoročno bi vam moglo uštedjeti tisuće sati. Pa, krenimo s mojom metodom kako odrediti prioritete:

Kako odrediti prioritete pomoću metode mjerila

Jedan od naših novih urednika došao mi je neki dan i rekao mi kako se bori kako bi održala korak s mnogim zadacima koje je trebala riješiti i rokovima kojih se neprestano trebala pridržavati.

Na kraju svakog dana osjećala se kao da je učinila puno stvari, ali često nije uspjela smisliti kreativne ideje i uspješno objaviti članke. Iz onoga što mi je rekla, bilo je očito da se osjeća prezadovoljno i sve više frustrira zbog toga što nije uspjela postići svoje ciljeve unatoč tome što je u većinu dana ubacila dodatne sate. Sve joj je to dugoročno onemogućavalo da razvije dobru ravnotežu poslovnog i privatnog života.

Nakon što je poslušala moj savjet o korištenju metode Scales, odmah je doživjela dramatičan porast produktivnosti, koji je izgledao ovako:

• Mogla je proizvoditi tri puta više kreativnih ideja za članke na blogu.
• Mogla je objaviti sve njezine članke na vrijeme.
• I mogla je svaki dan na vrijeme završiti sav posao ( nema više prekovremenih sati !).

Ako vas zanima kako je to učinila, pročitajte korak po korak:

1. Postavite izvan 10 minuta za planiranje

Što se tiče rješavanja problema produktivnosti, ima smisla planirati prije poduzimanja radnji. Međutim, nemojte se toliko uključiti u planiranje da biste ostali zarobljeni u njemu i nikada ne prelazite dalje od prve baze.Oglašavanje

Moja je preporuka da si odredite određeno vremensko razdoblje za planiranje, ali neka bude kratko. 10 ili 15 minuta trebalo bi biti dovoljno za razmišljanje o vašem planu.

Iskoristite ovo vrijeme za:

• Pogledajte širu sliku.
• Razmislite o trenutnom cilju i cilju koji trebate / želite postići.
• Izložite sve zadatke koje trebate obaviti.

2. Uskladite svoje zadatke sa svojim ciljem

Ovo je sržna komponenta koja čini Vagu metodom učinkovitom dok naučite odrediti prioritete.

Djeluje ovako:

Pogledajte sve zadatke koje radite i pregledajte važnost svakog od njih. Posebno, izmjerite važnost zadatka prema njegovoj cijeni i koristi .

Prema trošku mislim na napor potreban po zadatku (uključujući vrijeme, novac i druge resurse). Prednost je u tome koliko zadatak može doprinijeti vašem cilju.

Da bih vam ovo olakšao, u nastavku sam naveo četiri kombinacije koje će vam omogućiti da brzo i jednostavno odredite prioritet svakog od svojih zadataka:Oglašavanje

Niska cijena + velika korist

Prvo obavite ove zadatke jer su najjednostavniji za izvršenje, ali pomoći će vam da se približite svom cilju.

Odobrenje umjetničkih djela izrađenih za prodajnu brošuru vjerojatno bi odgovaralo ovoj kategoriji. Lako biste mogli odlučiti hoće li vam se svidjeti umjetničko djelo / izgled, ali vaša bi odluka da ga odobrite pokrenula bi proizvodnju letaka i kasnije prodajne koristi od slanja potencijalnim kupcima.

Visoka cijena + velika korist

Zadatak visoke cijene podijelite na manje. Drugim riječima, veliki zadatak podijelite na mini kojima je potrebno manje od sat vremena, a zatim te male zadatke ponovno procijenite i postavite im ispravnu razinu prioriteta.

Zamislite ako biste zatražili da napišete plan lansiranja proizvoda za novi dodatak proteina u prahu bez dnevnika. Umjesto da pokušate napisati plan u jednom zasjedanju, nastojte napisati različite odjeljke u različito vrijeme (npr. Provedite 30 minuta u pisanju uvoda, jedan sat u pisanju teksta i 30 minuta u pisanju zaključka).

Niska cijena + niska korist

Kada učite kako odrediti prioritete za vrijeme i zadatke, upravo ta kombinacija trebala bi vam biti najniži prioritet. Ili si odvojite 10-15 minuta za rješavanje ovog zadatka ili stavite takve zadatke između vrijednih zadataka kao korisnu pauzu.

To su vjerojatno nužni zadaci (npr. Rutinski zadaci poput provjere e-pošte), ali ne pridonose puno postizanju željenog cilja. Neka budu na vašem popisu prioriteta.

Visoka cijena + niska korist

Pregledajte jesu li ti zadaci zaista potrebni. Razmislite o načinima smanjenja troškova ako odlučite da je potrebno dovršenje zadatka.

Na primjer, mogu li bilo koji alati ili sustavi pomoći ubrzanju izvršavanja zadatka? U ovoj ćete kategoriji vjerojatno pronaći stvari poput provjere i ažuriranja proračunskih tablica prodajnih kontakata. To može biti nezgodno i dugotrajno, a da se ne pogriješe. Međutim, postoji puno aplikacija koje ovaj postupak mogu učiniti trenutnim i lakim.Oglašavanje

Sada, vraćajući se urednici na koju sam se ranije pozvao, pogledajmo njezin tipični dnevni popis zadataka:

Nakon što je poslušala moj savjet, slomila je visoki trošak + velika korist zadatak u manje. Njezini su zadaci tada izgledali ovako (redom prioriteta):

A za zadatak promocije članaka na različite platforme, nakon što smo pregledali njegove prednosti, odlučili smo se usredotočiti samo na najučinkovitiju platformu, čime smo znatno smanjili povezane vremenske troškove.

Nakon što učinkovito analizirate troškove i koristi svojih svakodnevnih zadataka, možete zaroniti ovaj Planer cijelog života kako biste bili sigurni da ste dovršili sve što je na vašem popisu na najbolji mogući način.

Bonus savjet: Rješavanje zadataka s rokovima

Nakon što procijenite svoje zadatke, znat ćete važnost svakog od njih. To će vam odmah dati kristalno jasnu sliku o tome kako odrediti prioritete na temelju zadataka koji bi vam pomogli postići više (u smislu postavljanja ciljeva). Međutim, ponekad nećete moći odlučiti o prioritetu svakog zadatka jer će doći do datuma dospijeća koje će odrediti vanjske strane, poput upravitelja i agencija.

U ovakvim slučajevima predlažem da, nakon razmatranja važnosti i vrijednosti vaših trenutnih zadataka, poravnate popis na način koji vam pomaže u poštivanju rokova i u skladu s tim prilagodite prioritete. Oglašavanje

Na primjer, zaronimo ponovno u svijet urednika.

Neki od članaka koje je uredila trebali su biti objavljeni do određenih datuma, pa su to hitni i važni zadaci. Scales Method to omogućuje, a u ovom bi slučaju njezin izmijenjeni popis zadataka izgledao otprilike ovako:

Nadamo se da sada možete vidjeti kako je lako procijeniti važnost zadataka i kako ih razvrstati u izvediv redoslijed.

Donja linija

Scales Method razlikuje se od bilo čega drugog što ste isprobali. Usvajanjem metode skala počet ćete pravilno postavljati prioritete u svoj rad i povećati svoju produktivnost do 10 puta!

Za razliku od drugih metoda koje zapravo ne objašnjavaju kako odlučiti o važnosti zadatka, moja metoda pomoći će vam da svaki svoj zadatak podijelite na dva dijela: trošak i korist. Moja metoda također će vam pomoći da poduzmete daljnje radnje temeljene na različitim kombinacijama troškova i koristi, što može poboljšati vaš ukupni razvoj karijere.

Počnite odmah do potrošivši 10 minuta na procjenu svojih uobičajenih svakodnevnih zadataka i kako su usklađeni s vašim ciljevima. Nakon što dobijete ove podatke, vrlo će lako biti stavite svoje zadatke na popis prioriteta. Preostaje samo da sljedeći radni dan započnete slijedeći svoj novi glavni popis.

Više savjeta o produktivnosti

• Kako učinkovito prenijeti posao (Vodič po korak po korak)
• Krajnji vodič za davanje prioriteta vašem poslu i životu
• Što je upravljanje vremenom i kako mudro upravljati svojim vremenom
• Kako usmjeriti i povećati produktivnost (konačni vodič)

Istaknuta fotografija: Scott Graham putem unsplash.com Oglašavanje