Tijekom napornog tjedna posljednje što vođa ili menadžer želi jest izgubljeni sat ili dva sjedenja na neproduktivnom sastanku.

Kad bih vas pitao koji bi bio najučinkovitiji način da budem neučinkovit, siguran sam da bi mnogi od vas rekli loše sastanke.

Današnji sastanci troše više radnih sati nego ikad prije. Danas vođe provode oko pola tjedna na sastancima.^[1]Prema istraživanju TED-a trećina tog vremena gubi se na besmislene, loše vođene sastanke .

Istraživanje tvrtke Clarizen izvijestilo je da radnici smatraju statusne sastanke gubitkom vremena i da bi gotovo 50% ispitanika radije otišlo u DMV ili gledalo kako se boja suši.^[dva]

U članku za Harvard Business Review,^[3]tri konzultanta iz Baina izvještavaju o rezultatima vježbe u kojoj su analizirali Outlook programe zaposlenika neimenovane velike tvrtke - i zaključili da jedan je tjedni izvršni sastanak trajao 300 000 sati godišnje.

A taj ukupan iznos, pišu autori, ne uključuje radno vrijeme provedeno u pripremama za sastanke.

Koliko ste sastanaka prisustvovali tamo gdje nije bilo jasnog dnevnog reda ili cilja?

Koliko vas je sjedilo na sastancima koji su skakali od teme do teme bez jasnog akcijskog plana na kraju sastanka?

Ako ste sastanke napustili zbunjeniji nego kad ste stigli, podignite ruku.

Sastanci ne moraju biti nešto čega se bojimo i što trpimo. Ne moraju biti nešto u što se uvlačimo i izvlačimo.

Moramo pronaći načine da sastanci budu daleko namjerniji, energičniji i produktivniji, a koji donose stvarne, opipljive rezultate.

Pa kako produktivnije voditi sastanke u timu?

Evo 10 načina na koje vođe i menadžeri mogu započeti vođenje timskih sastanaka koji su produktivni i učinkoviti i korisni za sve uključene:Oglašavanje

1. Uokvirite svaki sastanak na pozitivan način

Da bi svi u sobi bili pozitivno raspoloženi i energizirani za sastanak, sjajno polazište je natjerati sve u sobi da podijele nešto u čemu su napredovali ili zbog čega su uzbuđeni.

Ovo odmah postavlja ton i smjer cijelog sastanka.

Umjesto da ljudi imaju negativan stav o tome da moraju prisustvovati sastanku, oni dolaze s mjesta pozitivnosti, doprinosa i pozitivnosti.

2. Imajte jasnog vođu u sobi

Bez obzira na svrhu sastanka, netko u sobi mora biti zadužen za usmjeravanje i vođenje sastanka.

Ova će osoba odrediti dnevni red sastanka, pobrinuti se da to ne odlazi s teme i osigurati da sastanak ostane u dogovorenom roku.

Često će izvještavati o napretku, razjasniti što se treba dogoditi nakon sastanka i od ljudi na sastanku će se angažirati na budućim koracima.

Ako nitko ne preuzima kontrolu, ljudi s najvećim osobinama ili najvećim mišljenjima mogu dominirati i zaustaviti tiše osobnosti da daju svoj doprinos.

3. Imajte prave ljude u sobi

Sjetite se zadnjeg sjajnog sastanka na kojem ste bili ... Je li sastanak bio prepun ljudi koji su izmišljali brojeve ili je bio prepun ljudi koji su doprinosili i pružali doprinos?

Pretpostavljam da je bilo ovo drugo.

Da biste vodili stvarno produktivan sastanak, uzmite vremena da razmislite tko će biti uključen.

Želite ljude u sobi koji će dodati vrijednost, koji aktivno doprinose, imaju predznanje, donose odluke, poduzimaju akcije i na koje će ishod sastanka izravno utjecati.

Pazite da sobu napunite, osim ako to baš ne morate, s ljudima čija je motivacija da budete ili status ili strah da nešto ne propustite.

Usredotočite se na to da u sobu za sastanke dovedete ljude koji će donijeti produktivan doprinos, a ne pasivne prolaznike.Oglašavanje

Ako imate autonomiju da organizirate svoje sastanke kako god želite, usredotočite se na to tako da donose najproduktivnije rezultate.

4. Koristite jedinstvene snage ljudi na različitim sastancima

Nisu svi u vašem društvu ili timu pogodni za svaki sastanak.

Sjajan savjet za stvaranje produktivnih sastanaka je razjasniti kojih sastanaka članovi tima trebaju, a ne smiju biti.

Ne razmišljajte samo o punjenju sobe, budite selektivni i pozovite ljude za koje znate da će dati najveći doprinos.

Svi imamo različite snage. Neki od članova vašeg tima bit će sjajni na sastancima za mozganje, dok se drugi mogu stresati pri pomisli da sudjeluju.

Isto vrijedi i za procesne i statusne sastanke.

Kad je riječ o stvaranju najvećeg učinka sa sastanka, važno je razmotriti koju energiju želite u sobi i tko može donijeti pravu vrijednost sastanku.

Ako imate jasnosti oko toga, osigurajte prave ljude u sobi.

Tijekom svoje korporativne karijere vodio sam brainstorming, strateške i statusne sastanke. Znao sam da će različiti članovi tima donijeti različite setove vještina na određene sastanke.

Jedna od mojih viših redateljica bila je više strateška nego kreativna, pa bih osigurao da ona bude broj jedan u mom timu za strateške sastanke. Ali držao sam je podalje od mozga, u korist ostalih članova tima.

Još je jedan član tima bio izvrstan strateški planer, pa bih osigurao da ona sudjeluje i na idejama i na strateškim sastancima. Tijekom sastanaka mozgova, njezina je vrijednost bila razmišljanje o planu i akcijskim koracima potrebnim za provođenje kreativnih ideja.

Vodeći produktivni sastanci često se vode kao dirigent velikog orkestra. Ako u sobi nemate prave komplementarne instrumente i izvođače, koji zajedno surađuju i rade u harmoniji, rezultat može biti velika zbrka. Ali, ako okupite prave izvođače, rezultati mogu biti čarobni i nadahnjujući.

5. Završite sastanke s jasnim akcijskim koracima i odgovornostima

Sjetite se zadnjeg sastanka na kojem ste bili, velika je vjerojatnost da je bilo puno izvrsnih razgovora, vrijednih unosa i uvida.Oglašavanje

Ali što se dogodilo na kraju sastanka? Jeste li svi krenuli svojim putem ili su postavljeni jasni koraci i odgovornosti?

Vrijedno je na kraju svakog sastanka odvojiti vrijeme kako bi svi podijelili svoj najveći uvid.

To pojačava doprinos i suradnju i osigurava da svi dolaze sa sastanka s jasnom perspektivom vrijednosti sastanka.

Da bi se ovo dodatno pojačalo, odgovornost voditelja sastanka je da jasno izloži korake djelovanja, osobne odgovornosti i rokove za poduzimanje radnji na ključnim elementima sastanka.

6. Stvorite jasnu svrhu sastanka

Ostati na putu jedan je od najtežih izazova za vođenje učinkovitog, produktivnog sastanka. Razlog tome je što se mnogi sastanci organiziraju bez jasne svrhe ili čak dnevnog reda.

Neki se sastanci događaju jednostavno zato što je netko možda odlučio da ćete imati tjedni statusni sastanak.

Ako se okrenete takvim sastancima, bez jasnog razumijevanja o čemu se konkretno radi, kakvog je dnevnog reda ili prioriteta sastanka, možete osjećati kao da je sastanak gubljenje vašeg vremena.

Kad vam bude jasna svrha sastanka, bit ćete angažiraniji, znati što ćete prethodno pripremiti i znati koji su željeni ishodi sastanka.

7. Održavajte sastanak uspravno

U članku u Journal of Applied Psychology, autori su otkrili da sjednici za sjedenje treba 34% više vremena od stand up sastanaka.^[4]

Ako utvrdite da vaši sjednici nisu toliko produktivni koliko želite, promijenite stvari i natjerajte sve sudionike da ustanu.

8. Neka sastanci budu kraći

Ako imate jasnu svrhu i dnevni red sastanka, trebali biste imati osjećaj koliko dugo bi sastanak trebao trajati.

Mnogi sastanci koje sam doživio u prošlosti imali su pozivnicu za kalendar postavljenu na 45 minuta ili 60 minuta. Neki su sastanci zapravo završili ranije, ali budući da je vremenski okvir bio određen za određeno vrijeme, sastanak se nastavio bez stvarnog razloga.

Počnite postavljati sastanke s kraćim vremenskim okvirom, bilo to 30 minuta ili 40 minuta, i provjerite postaju li sastanci produktivniji i učinkovitiji.Oglašavanje

Raspon naše pažnje i razina energije mogu početi opadati što dulje traje sastanak.

9. Početak i završetak na vrijeme

Nitko ne želi čekati da sastanci počnu i ne mora se zakazati ako sastanci pređu.

Ako vodite sastanke koji započinju na vrijeme i završavaju na vrijeme, sudionici znaju što mogu očekivati ​​i znaju se pojaviti na vrijeme.

Ako članovi tima odluče ne stići na vrijeme, možda bi bilo pametno imati odvojeni sastanak s tom osobom kako bi bilo jasno da očekujete da stignu na vrijeme.

10. Promijenite okoliš

Ako otkrijete da se sastanci sporo odvijaju ili postaju ustajali, možda je vrijeme da promijenite svoje okruženje.

Imao sam neke od svojih najproduktivnijih sastanaka jednostavno napuštanjem ureda i odlaskom na inspirativno mjesto održavanja sastanka ili dva u lokalnom parku.

Donja linija

Sastanci ne odlaze. Oni su neizbježni i neophodni dio korporativnog i poslovnog života.

No kako bismo osigurali da oni nisu samo gubljenje vremena i da su učinkovit način suradnje i rada na postizanju i postizanju glavnih ciljeva i projekata, moramo postaviti sastanke tako da budu isplativi, produktivni i daju opipljive rezultate.

Moramo naučiti kako produktivno i učinkovito voditi sastanke u timu.

Ako poduzmete mjere prema savjetima i strategijama koje sam iznio o tome kako voditi sastanke u timu na najproduktivniji način, osigurat ćete maksimalizaciju snaga i mentalne energije svih u sobi.

Vaši sastanci više neće biti ono čega se vi i vaš tim plašite ili ih pokušavate izbjeći. Umjesto toga, sastanci će postati način za ponovno povezivanje, kreativnost, odlučivanje o strategiji, dobivanje podrške, slavljenje napretka i stvaranje produktivnog zamaha.

Više resursa o produktivnosti na radnom mjestu

• 15 tajni vođenja sastanaka poput najboljih svjetskih inovativnih tvrtki
• Borite se s produktivnošću na radnom mjestu? 12 savjeta za postizanje dodatnih rezultata
• Pažljivo umijeće delegiranja
• Kako biti produktivniji: 4 sitna ugađanja koja će 10 puta povećati vašu produktivnost
• 12 tajni super produktivnog sastanka koje biste trebali znati

Istaknuta fotografija: Kreatori kampanje putem unsplash.com

Referenca