Plan za nepredviđene slučajeve ne zvuči poput onoga o čemu biste razgovarali s prijateljima uz tortu i kavu, ali to je bitan dio svih stvarnih planova koje napravite. Možda će vam trebati jedan (ili više) za vaše poslovanje, školski projekt ili čak obiteljski odmor. Najveći problem izrade plana za nepredviđene slučajeve je taj što ljudi često nisu sigurni što u njega uključiti. Evo priručnika za vas da napravite sveobuhvatan vodič.

Sadržaj

1. Što je plan za nepredviđene slučajeve?
2. Što će se dogoditi ako nemate plan za nepredviđene slučajeve?
3. Što ako je plan za nepredviđene slučajeve loš?
4. Kako vam plan za nepredviđene slučajeve može koristiti?
5. Kako napisati dobar plan za nepredviđene slučajeve?
   • 1. Prepoznajte
   • 2. Odredite prioritete
   • 3. Planirajte
   • 4. Izvršiti
   • 5. Pregled
   • Neki konkretni primjeri za stavljanje stvari u perspektivu:

Što je plan za nepredviđene slučajeve?

Plan za nepredviđene slučajeve skup je radnji koje ćete poduzeti kad se dogodi nešto neočekivano. Shvatite to kao rezervni plan ili plan B. Trebao bi imati upute kojih se možete pridržavati kad vaš izvorni plan ne uspije zbog promjena u situaciji.

Plan za nepredviđene slučajeve priprema vas za suočavanje sa svim budućim problemima s kojima se možete susresti i daje vam neku vrstu puta za bijeg iz bilo koje nesreće.^[1]

Što će se dogoditi ako nemate plan za nepredviđene slučajeve?

Ako nešto neočekivano pođe s vašim planom A ili ako vas nesreće natjeraju da promijenite svoj trenutni plan, velika je vjerojatnost da ćete paničariti. Pogotovo ako niste dobro pripremljeni za rješavanje nepredviđenih okolnosti, vjerojatno ne možete razmišljati dovoljno ravno da biste pronašli rješenje koje vam je potrebno u tom trenutku. Nećete znati što učiniti.

Što je još gore, sve dok situaciju ne uspijete kontrolirati, posao se ne može vratiti u normalu. Morat ćete riješiti problem i napraviti nove planove.Oglašavanje

Što ako je plan za nepredviđene slučajeve loš?

Nemojte misliti da je izrada plana za nepredviđene slučajeve jednostavan zadatak. Plan za nepredviđene slučajeve trebao bi biti sveobuhvatan, što zahtijeva puno pažljivog razmatranja. Inače, nije korisno.

Na primjer, možda ste spremni za pogrešne vrste nesreća. A kad vam plan ne uspije kako treba, nećete biti dovoljno organizirani da se nosite s krizom. Odnosno, uspaničit ćete se.

Kako vam plan za nepredviđene slučajeve može koristiti?

Na primjer, plan za nepredviđene slučajeve omogućuje vam brzo i učinkovito rješavanje nesreća.^[2]U poslovnom scenariju može vam čak pomoći da uštedite vrijeme i troškove u popravljanju situacije.

Također, plan za nepredviđene slučajeve pomaže smanjiti negativne posljedice ili gubitke uzrokovane neočekivanim događajem. Vodi vas da se počnete baviti situacijom čim nešto krene po zlu i zaštiti vas.

Napokon, spremnost plana za nepredviđene slučajeve je ohrabrujuće, jer se nećete morati brinuti hoćete li brzo stvoriti nove planove.Oglašavanje

Možda mislite da su nezgode malo vjerojatne. Možda mislite da je vaš plan A savršen. Međutim, trebali biste imati na umu da je budućnost neizvjesna dok ne postane sadašnjost i da mi kao ljudi ne možemo kontrolirati 100% onoga što se događa. Ne želite požaliti što niste imali nepredviđeni plan kada je prekasno!

Kako napisati dobar plan za nepredviđene slučajeve?

U osnovi postoji 5 koraka:^[3]

Sad ćemo ih proći jedan po jedan:

1. Prepoznajte

Kako plan za nepredviđene slučajeve ima veze s onim što je neočekivano, prvo morate pokušati predvidjeti rizike:^[4] Oglašavanje

• Što bi moglo poći po zlu?
• Koliko bi vjerojatno pošlo po zlu?
• Kakav je utjecaj i posljedice nepredviđenih okolnosti?
• Kakva bi trebala biti vaša reakcija ili rješenje?
• Kako se možete unaprijed pripremiti za to?

2. Odredite prioritete

Koristeći ono što ste zapisali u 1. koraku, rangirajte rizike prema mogućem utjecaju i vjerojatnosti. Što je vjerojatnije da će se rizik dogoditi i što će utjecaj biti ozbiljniji, to bi trebao biti veći.

Morate odlučiti koliko pondera ćete staviti na svaki rizik u skladu s vašom situacijom.

3. Planirajte

Sljedeći je korak zapravo napisati svoj plan za nepredviđene slučajeve. Imajući na umu resurse koji su vam na raspolaganju, osmislite rješenja za rizike koje želite pokriti u planu. Budite realni prema svojim potrebama: možda se neki problemi moraju riješiti prije nekih drugih, ili možda morate poduzeti radnje u određenom vremenskom okviru itd.

Također je važno dati jasne i jednostavne upute, kako nećete zaboraviti ono što ste napisali mjesecima kasnije, ili da će ih netko pogrešno razumjeti.^[5]

4. Izvršiti

Ako vaš plan za nepredviđene slučajeve uključuje druge ljude, recimo, vaše kolege ili članove vaše obitelji, porazgovarajte s njima. Obavijestite ih što bi trebali učiniti kad se određene stvari dogode.^[6]Pripremite ih.Oglašavanje

Zatim, ako vaš plan uključuje radnje pripreme za buduće nesreće, izvršite ih. To vam može pomoći smanjiti rizike koje imate tijekom postavljanja ciljeva.

5. Pregled

Promjene se događaju cijelo vrijeme. Da bi vaš plan za nepredviđene slučajeve bio praktičan, trebali biste ga pregledavati i redovito vršiti prilagodbe. Procijenite stavke u svom planu. S vremenom neki rizici mogu postati manje ili više vjerojatni ili mogu donijeti različite ishode. Dobro naučite svoju situaciju i u skladu s tim ažurirajte svoja rješenja.

Ako se vaš plan odnosi na velike rizike kao što su prirodne katastrofe ili kvarovi poslužitelja, provođenje vježbi vrlo je korisno za prepoznavanje bilo kakvih slabosti plana, kao i za osiguravanje da će uključeni ljudi biti spremni djelovati prema planu kada imaju do.

Neki konkretni primjeri za stavljanje stvari u perspektivu:

Primjer 1: Plan za slučaj izložbe na otvorenom

• Potencijalni rizik: kiša
• Na koga će to utjecati: Izlagači, posjetitelji, organizatori i članovi posade
• 1. akcija: Osigurajte izložbene predmete
  • Tko će poduzeti mjere: Članovi posade na licu mjesta
  • Priprema: Navlake otporne na kišu za štandove izlagača, e-poštom izlagačima s vremenskim prognozama 3 dana unaprijed
• Akcija 2: Vodite posjetitelje u zaštićena područja
  • Tko će poduzeti mjere: Članovi posade na licu mjesta, zaštitari
  • Priprema: Označite označena područja kao mjesta za ne parkiranje, vodootporne jakne za posadu

Primjer 2: Plan za nepredviđene slučajeve održavanja govora velikoj skupini publike (suradnicima) Oglašavanje

• Potencijalni rizik: Projektor ili računalo ne rade
• Na koga će to utjecati: Ja
• Akcija: Napiši obrise i ključne točke na bijelu ploču dok govorim
  • Tko će nešto poduzeti: Ja
  • Priprema: Bilješke u tiskanom obliku, 3 obojena flomastera, tiskani materijali

Istaknuta fotografija: Flaticon putem flaticon.com

Referenca