Jedan od najsnažnijih načina da smanjite stres i prevladate kada se osjećate zabrinuti zbog svog posla je sjesti s olovkom i komadićem papira i ispisati sve stvari koje morate učiniti. Koji autor Obavljati stvari , David Allen naziva čišćenje misli. Oslobađa vaš mozak od kognitivnih preopterećenja i kad vidite sve stvari koje morate učiniti, stječete osjećaj ugode znajući da to nije tako loše kao što vam je mozak govorio.

Međutim, samo izbacivanje svih onih stvari koje morate učiniti iz glave ne znači posao. To je samo prvi korak.

Da biste zaista dobili korist od sastavljanja popisa obveza, možete učiniti nekoliko stvari koje će vaš popis obveza učiniti puno učinkovitijim.

1. Jasno odredite što trebate učiniti

Često vidim raditi popise sa zadacima napisanim poput Razgovaraj s Timom ili Pripremite prezentaciju . Problem s pisanjem ovakvih zadataka je što nisu jasni. Postoji niz pitanja koja ostaju bez odgovora. Razgovarati s Timom o čemu? Kakva prezentacija? Što treba pripremiti?

Kad napišete zadatak, znat ćete što želite učiniti; ali nakon vikenda ili nekoliko dana, ono što želite postići postalo je blatno i nejasno. Daleko je bolje pisati Razgovarajte s Timom o putovanju u Berlin sljedećeg tjedna ili pripremite nacrt za prezentaciju sljedećeg tjedna Upravnom odboru . Svakako, moglo bi vam trebati nekoliko sekundi više da napišete dodatne riječi, ali zahvalit ćete se kasnije kad dođete obaviti zadatak.

Pisanje ovakvih zadataka vrlo jasno govori o tome što želite raditi . A kad sjednete započeti svoj posao, točno ćete znati što je sve uključeno u izvršavanje tih zadataka kako biste mogli donijeti bolje odluke o tome na čemu raditi.Oglašavanje

Također štedi puno vremena jer jasnoća znači da ćete moći odmah dobiti prave datoteke i započeti, umjesto da nekoliko minuta pokušavate zapamtiti što trebate učiniti.

2. Nemojte nasumce zadavati zadatke

Vrlo je primamljivo dodati datum svakom zadatku koji napišete - ne želite to zaboraviti učiniti, zar ne? - Problem sa nasumičnim datiranjem svakog zadatka koji stavite na popis obveza je da na kraju dobijete neodoljiv dnevni popis zadataka koje ne trebate raditi na dan koji ste odabrali, ili ćete preurediti zadatke ili ćete ih jednostavno ignorirati.

Umjesto toga, postanite strateškiji. Datum stavite na zadatak samo ako ga namjeravate obaviti tog dana. Svakodnevno sam vidio raditi popise s dvadeset do trideset zadataka kad osoba ima jedan dan zajedničkih sastanaka. U tim okolnostima zadaci nikako neće biti gotovi.

U redu je staviti podsjetnik na svoj svakodnevni popis obveza - nešto slično PODSJETNIK : Pregledajte projekt X - treba li što raditi? Ili izradite popis poziva za upućivanje i imajte jedan dnevni zadatak koji vam govori da pregledate svoj popis poziva. Samo radite na tome da vaš svakodnevni popis obveza bude upravljan i realan.

Trošenje malo vremena svakog tjedna na planiranje tjedna na temelju onoga što je u vašem kalendaru pomoći će vam da učinite svoj popis obveza učinkovitijim. Tada svojim zadacima možete dodati datume. Kad imate miran dan u uredu bez sastanaka, imajte duži popis obveza. Ako vas nema na poslovnom putu, smanjite broj zadataka s popisa.

3. Neka vaš dnevni popis bude ne više od deset zadataka

Kad to predložim ljudima, često mi se smiju. Vjeruju da su puno zauzetiji od toga i na svom popisu moraju imati najmanje dvadeset zadataka.Oglašavanje

Ovdje je problem sa svim smetnjama, hitnim slučajevima i prekidima koje ćete svakodnevno dobivati; nećete obaviti tih dvadeset zadataka. Frustrirani ćete doći do kraja dana jer prebacujete dvadeset pet do pedeset posto zadataka koje ste imali na popisu.

Umjesto toga, na kraju dana, potrošite oko deset do petnaest minuta dajući prednost sljedećem danu. Odaberite deset najvažnijih zadataka s popisa i na neki ih način istaknite. Voditelji popisa mnogih zadataka imaju način označavanja zadataka, tako da možete dodati zastavicu na 10 zadataka koje želite obaviti sljedeći dan.

Ne samo da vas ovo usredotočuje na ono što je važno, već vas prisiljava da odaberete zadatke koji će imati najveći pozitivan utjecaj na vaš dan.

Kad na ovaj način počnete postavljati prioritete za svoj popis obveza, prirodno ćete postati fokusiraniji i potrošit ćete više svog dragocjenog vremena na zadatke koji vas vode prema vašim projektima i vašim ciljevima.

4. Grupirajte slične zadatke zajedno

Kada pogledate svoj popis obveza, primijetit ćete da su mnogi zadaci slične prirode.

Na primjer, nazovite svoje kupce. Ako na svom dnevnom popisu imate dva ili tri zadatka koji uključuju pozivanje kupaca, grupirajte ih i obavljajte ih istovremeno. Zakažite tridesetak minuta da obavite pozive i upućujte ih jedan za drugim. Isto tako, ako imate zadatke koji uključuju e-poštu, grupirajte i one zajedno. Otkrit ćete da puno više radite i da vam je um puno usmjereniji na posao koji radite.Oglašavanje

Kaotično može postati kad se cijeli dan prebacujete s različitih vrsta posla. To je daleko bolje za vašu učinkovitost i produktivnost zajedno radite slične zadatke . Imate otvorene prave alate (aplikacije, telefonska e-pošta itd.) I uštedjet ćete puno vremena.

5. Neka vaš popis obveza bude motivirajući

Kada pišete zadatke poput odgovaranja na e-poštu ili daljnjih poziva kupaca, tamo nema prave motivacije. Jednostavno vam se čini da prolazite kroz rutinu obavljanja posla. Gdje je to moguće, napišite zadatke kao što je pretvaranje pristigle pošte u e-poštu i nazovite moje kupce kako biste bili sigurni da su zadovoljni. Ovo se može činiti pojednostavljeno, ali velik dio vremena popis obveza nema emocionalnu vrijednost. To je samo popis posla.

Da biste pomogli da popis bude nadahnutiji, pisati zadatke tako da izazivaju emocionalni odgovor . Usrećiti svoje kupce motivirat će vas više od pukog pozivanja, jer to je vaš posao ili nadmetanje sa sobom da svaki dan e-poštu primate na nulu, dodaje malo više iskre u zadatak.

Drugi način da svoj popis obveza učinite motivirajućim jest neka dnevni popis bude kratak . Kao što sam gore napisao, kada vaš dnevni popis obveza ne sadrži više od deset zadataka, činit će se ostvarivim. Ako na sebi ima između dvadeset i trideset zadataka, osjećat će se neodoljivo. Daleko je bolje pogledati svoj dnevni popis i osjećati se nadahnuto nego gledati svoj popis i osjećati se demotivirano.

6. Napravite tjedni pregled

Za sve koji su čitali Davida Allena Obavljati stvari knjiga, znat ćete sve o tjednoj recenziji. Ipak, iznenađuje me koliko ljudi to preskače. Ako želite da vaš popis obveza ostane na snazi ​​i ažuran, tada je presudni tjedni pregled.

Kroz tjedan dana kad žurite i radite stvari, stvari će vam nedostajati. Mi smo ljudi i zaboravit ćemo označiti zadaće koje smo izvršili, dodat ćemo vremenski osjetljive zadatke, a ne datum, a zaboravit ćemo dodati zadatke. Tjedni pregled je mjesto gdje zastanete na sat vremena i napravite širok prikaz onoga što morate učiniti.Oglašavanje

Idealno bi bilo da vaš tjedni pregled radite na mjestu bez ometanja, tako da se možete usredotočiti na posao koji morate obaviti i isplanirati sljedeći tjedan. Prikupite sve svoje zadatke - možda ste ih zapisali u bilježnicu, a niste ih dodali na popis obveza - i uklonite zadatke koji više nisu potrebni ili su već obavljeni.

Tjedni pregled daje vam potpunu kontrolu. Omogućuje vam da ostanete na vrhu svog posla, odlučite što trebate učiniti sljedeće i što se može odgoditi za kasnije. To je najbolji način za koji znam započinjući tjedan s planom i smjerom i to je način da budete sigurni da radite ispravne stvari i da ne budete upleteni u manje zadatke koji vas ne vode prema vašim projektima ili ciljevima.

Donja linija

Kada se pravilno upotrebljava, popis obveza može biti motivacija i pokretač koji vas tjera da radite najbolje što možete i postižete nevjerojatne stvari. Koncentrira vas na važne stvari i zaustavlja propuštanje zadataka koji bi u protivnom mogli biti izgubljeni.

Popisi zadataka također vam pomažu smanjiti stres i prevladati, jer umjesto da se sjećate svega u svojoj glavi, eksternalizirali ste sav posao koji morate obaviti oslobađajući prostor u svom umu za kreativnije napore.

Osvrnimo se na ključna preuzimanja:

• Napišite zadatke kako bi bilo vrlo jasno što morate učiniti. Ako nekoga morate nazvati, u zadatak dodajte njegov telefonski broj kako biste uštedjeli vrijeme tražeći broj.
• Dodajte datume koji su značajni i nisu slučajni. Kada vaš dnevni popis obveza ima samo zadatke koje taj dan morate obaviti, bit ćete puno usmjereniji na pravi posao.
• Na svom popisu obveza dopustite dnevno najviše deset do dvanaest zadataka s oznakom. To ne znači da radite samo te zadatke. Ako na kraju dana imate vremena i energije, uvijek možete učiniti više.
• Grupirajte slične zadatke kako biste se mogli usredotočiti na vrstu posla koji istodobno radite. To pomaže izbjeći rizici višestrukog zadatka .
• Napišite svoje zadatke tako da budu smisleni i motivirajući. Želite pogledati svoj popis i biti motivirani zapeti i obaviti posao.
• Nikad ne propustite napraviti cjeloviti tjedni pregled. Ovo je ljepilo koje drži sve na okupu i relevantno.

Više savjeta o produktivnosti

• Pomodoro tehnika: Je li ispravno za vas da povećate produktivnost?
• 18 najboljih aplikacija i alata za upravljanje vremenom
• 7 učinkovitih savjeta za upravljanje vremenom kako biste povećali produktivnost
• Kako usmjeriti i povećati produktivnost (konačni vodič)

Istaknuta fotografija: Cathryn Lavery putem unsplash.com Oglašavanje