Sastanak jedan na jedan presudan je i često podcijenjen alat upravljanja.

Ne samo da je to iskren način povezivanja sa zaposlenicima i dijeljenja potrebnih informacija s njima, već je i izvrstan način da čujete njihove povratne informacije.

Što je još važnije - jedan na jednom sastanku prilika je za oblikovanje iskustva i percepcije vašeg zaposlenika o vama kao šefu. U mnogim će se slučajevima ono što misle o vama i vašem načinu upravljanja također odraziti na njihovo mišljenje o cijeloj tvrtki ili organizaciji koju predstavljate.

Izvođenje efikasnih sastanaka jedan na jedan trebao bi vam biti prioritet kao menadžeru ili vođi tima. 11 savjeta izloženih u ovom članku pomoći će vam da maksimalno iskoristite ovo presudno vrijeme.

1. Uđite u pravi način razmišljanja

Pravilan jedan na jedan sastanak započinje već prije sastanka dok pripremate bilješke i svoj stav prema njemu.

Gledajući jedan na jedan sastanak kao nepoželjnu distrakciju u vašem užurbanom danu, nećete daleko doći.

Umjesto toga, odvojite nekoliko trenutaka da raščistite misli i usredotočite se na osobu s kojom ćete se upoznati.

Započnite s pregledom svojih bilješki s prethodnog jednog na jedan s tim zaposlenikom, pogledajte njihove najnovije statistike o uspješnosti, označite sve pritužbe ili pohvale koje ste dobili u vezi s njima.

2. Neka sastanci jedan na jedan budu uobičajena stvar

Učestalost vaših pojedinačnih postupaka uvelike ovisi o veličini vaše tvrtke i vašem stilu upravljanja. Neki izvori kažu da bi takvi sastanci trebali biti tjedni, dok drugi navode da bi dvotjedni ili mjesečni raspored mogao učiniti trik.

Dobra je ideja postaviti sljedeći ponavljajući sastanak na kraj svakog trenutnog sastanka kako bi ga obje strane mogle unaprijed planirati.

Razmislite o učestalosti i duljini koja se vama ili vašim zaposlenicima ne bi učinila previše, ali svejedno bi bila dovoljna da svi budu u toku i održavaju neprekidni kontakt.Oglašavanje

Novi zaposlenici trebali bi imati češće jedan-na-jedan, barem jednom tjedno ili dva tjedna.

Ponavljajuće se jedan na jedan predavanja pretvaraju razmjenu povratnih informacija u rutinu i potiču kulturu iskrenosti. Osim toga, redoviti osobni razgovori čine da se zaposlenici osjećaju razumljivo, pouzdano i cijenjeno u tvrtki - čime jačaju svoju unutarnju motivaciju.

3. Postavite vremensko ograničenje za sastanke

Zakažite dovoljno vremena za ove razgovore, ali nemojte ih ni predugo trajati.Nitko se neće veseliti sastancima koji izgube fokus i jednostavno se odugovlače.

Optimalno trajanje svake sesije također ovisi o učestalosti tih sastanaka - na primjer, ako se sastajete svaki tjedan, možda će biti dovoljno 30-minutno zasjedanje. Ako se sretnete jednom u dva tjedna ili mjesec dana, možda bi bilo učinkovitije 60 minuta.

Uspješni menadžeri poput Andyja Grovea, suosnivača i bivšeg izvršnog direktora Intela, savjetovali su jedan-na-jedan koji traje najmanje jedan sat: '

Sve manje, prema mom iskustvu, čini da se podređeni ograničava na jednostavne stvari s kojima se može brzo riješiti.

4. Napravite popis tema o kojima ćete razgovarati

Općeniti plan ili struktura sastanka mogu vam pomoći da pokrenete razgovor - posebno na prvih nekoliko sastanaka. Međutim, ne morate se držati plana bez obzira na sve. Gledajte to radije kao referencu koja vam može pomoći u slučaju da razgovor zapne ili se udalji previše od teme.

Dnevni red sastanka može biti koristan i ako je zaposlenik introvertiran i vjerojatno neće razgovarati sam.

Na primjer, možete pripremiti tri do pet tema koje vas najviše zanimaju. Ili možete držati popis pitanja pred sobom, ali imajte na umu da budete fleksibilni - ne morate ih sve postavljati ako razgovor teče prirodno.

Neke ideje za pitanja koja će vjerojatno dati temeljite odgovore:

• U kojem dijelu dana se osjećate najproduktivnije? Smatrate li da bi vam trebao drugačiji raspored rada kako biste poboljšali svoju dobrobit i produktivnost?
• Koja su vaša najnovija dostignuća zbog kojih ste ponosni?
• Imate li prijedloge koji bi nam mogli pomoći u boljem timskom radu?
• Postoji li netko u timu s kojim vam je teško raditi? Možete li objasniti zašto?
• Koji vas zadaci drže angažiranim i nadahnutim? Postoji li način da svoje svakodnevne zadatke učinite zanimljivijim?
• Koja su glavna uska grla u vašem sadašnjem projektu? Mogu li na bilo koji način pomoći u pomicanju?
• Koje su stvari koje vas brinu u vašem poslu ili uredskom okruženju općenito? Jeste li se ikad ovdje osjećali podcijenjeno?
• Osjećate li se kao da dovoljno učite na poslu? O kojim biste područjima voljeli saznati više?
• Što mogu učiniti da poboljšam svoj stil upravljanja ili da vas bolje podržim?
• Na kojim projektima ili zadacima biste sljedeći put bili zainteresirani?

Pro tip: Oglašavanje

Googleov bivši izvršni direktor Eric Schmidt znao je započinjati svoje individualne uspoređivanjem svojih popisa s onima koje su njegovi zaposlenici trebali pripremiti prije sastanka.^[1]Stavke na oba popisa imale su prioritet jer su vjerojatno bile najvažnija pitanja.

5. Neka bude privremen i promijenite postavku

Ako želite voditi iskren, opušten i iskren razgovor sa svojim zaposlenikom, ne razmišljajte samo o svojim riječima i govoru tijela već i o atmosferi na sastanku.

Vaš je cilj biti profesionalan i produktivan, ali ne nužno neugodan ili ustajao.

Prvo pronađite opuštajuće mjesto za privatni razgovor. Udoban namještaj, tople boje, uredsko bilje ili čak drugačiji pogled s prozora mogu potaknuti nove ideje i prijedloge. Ali ne morate se ni držati sobe za sastanke - zašto ne biste otišli u šetnju ili popili kavu u obližnji kafić?

Izvršni direktor softvera za praćenje produktivnosti DeskTime, Artis Rozentals vjeruje da bi se jedan na jedan sastanci trebali održavati izvan uobičajenih ograničenja ureda:

Pronalazim priliku otići na dulji jedan na jedan ručak sa svakim od članova mog tima i razgovarati o svemu u ležernoj atmosferi.

Dodaje da neformalnost ne znači da se sastanak odvija bez pripreme.

Prije sastanka sastavljam aktualna pitanja i podatke i dijelim ih s odgovarajućim zaposlenikom, tako da oboje dolazimo pripremljeni i plodno razgovaramo.

6. Usredotočite se na zaposlenika

Zaposlenik bi trebao biti glavni fokus razgovora jedan na jedan. Poznati američki poduzetnik i autor Ben Horowitz preporučuje da menadžer razgovara samo 10% vremena , ostavljajući ostatak razgovora članu tima.

Zapamtite - kao osoba koja ima moć, trebali biste odvojiti ego i podržati svog zaposlenika koliko god možete.

U idealnom slučaju, razgovor će teći prirodno oko svega što mu je važno. Ako se to ne dogodi, postavite otvorena pitanja koja bi im mogla pomoći da razjasne svoj stav i izraze svoje povratne informacije (vidi savjet br. 4).Oglašavanje

7. Slušajte kao da to mislite

Vaš zadatak nije samo dopustiti zaposleniku da razgovara. To je također i slušati - aktivno. To znači da ne slušate samo da biste bili pristojni. Zapravo pokušavate razumjeti i sjetiti se svega što se dijeli.

Neke tehnike aktivnog slušanja:

• Ostanite otvorenog uma, samopouzdani i slušajte osobu bez donošenja jednostranih zaključaka.
• Pokažite zaposleniku na koji obraćate pažnju i povremeno sažmite ono što kažu.
• Provjerite jeste li dobro razumjeli neke izjave kako biste izbjegli nesporazume (na primjer, 'Jesam li dobro shvatio da želite da se marketinški tim pridruži ovom projektu kako bi se izbjegla daljnja kašnjenja?').
• Budite prijemčivi za sve što čujete - čak i za kritike na račun vaše tvrtke ili vlastite izvedbe.

8. Podijelite relevantne informacije

Već smo spomenuli da bi poslodavac trebao manje razgovarati i više slušati. Međutim, ako imate nešto važno za reći, a to utječe na ovog zaposlenika osobno ili profesionalno, trenutak je da to kažete na sastanku.

Pripremate li novi projekt ili strategiju za koje bi zaposlenik trebao znati? Testirate li neke nove taktike upravljanja i želite li da budu na brodu? Hoće li nove promjene posebno utjecati na tvrtku ili vaš tim?

Obavezno držite svakog zaposlenika u kontaktu kako biste izbjegli širenje tračeva i dezinformacija u uredu. Ako im vijest kažete osobno, i oni će se osjećati cijenjenije i cijenjenije.

9. Zapišite bilješke

Najvjerojatnije ste zaduženi za više od jednog ili dva zaposlenika, pa se ne biste trebali oslanjati na svoje pamćenje kako biste obilježili sve važne točke koje svaki član tima pokreće.

Međutim, ne preporučuje se pisanje bilješki na računalo tijekom sastanka. Zašto?

Otvoreno prijenosno računalo lako se može protumačiti kao ometano i ne baš zainteresirano za razgovor.

Dakle, morat ćete bilježite na starinski način - zapisujući ih u bilježnicu, dnevnik ili papir.

Vođenje bilješki omogućuje članu vašeg tima da vidi da ste aktivno uključeni u sastanak i da će se uzete u obzir postavljene točke. Drugim riječima - da ovo nije samo gubljenje njihovog vremena.

10. Otiđite sa zadatkom ili za poneti

Kao i sve ostalo vezano uz posao, jedan na jedan sastanci trebali bi imati svrhu i djelotvoran ishod. Drugim riječima, pobrinite se da vi, vaš zaposlenik ili, u idealnom slučaju, oboje, odete s radnjom ili zadatkom koji treba dovršiti.Oglašavanje

Da biste to učvrstili, pošaljite brzu e-poštu nakon sastanka jedan na jedan, prekrajajući glavne stvari koje ste prošli. To će osigurati da oboje budete na istoj stranici i budete svjesni sljedećih koraka koje bi svaka strana trebala poduzeti.

Pregledni e-mail oduzet će vam nekoliko minuta više vremena, ali nedvojbeno će se dugoročno pokazati vrijednim.

11. Ne zanemarujte jedan-na-jedan sa svojim udaljenim radnicima

Danas sve više menadžera radi s timom koji se dijelom (ili u cijelosti) sastoji od udaljenih radnika. Ako ste jedan od njih, znajte ovo:

Jedan na jedan sastanci još su kritičniji kada je u pitanju vaš udaljeni tim.

Zašto? Jer osjećate osjećaj vlastitog tima svaki dan u uredu. Istodobno, možda nemate pojma o tome kako se osjećaju vaši zaposlenici koji su zaposleni ili prepušteni vama.

Izvršni direktor pokretanja ispisa na zahtjev Ispisno , Davis Siksnans, upravlja tvrtkom s 500 zaposlenih na dva kontinenta. Osim što ima tromjesečne sastanke za sve zaposlenike, on zahtijeva da menadžeri imaju redovite individualne sastanke sa svakim članom svog tima,^[dva]uz dvogodišnje preglede učinka.

Ističe:

To je izvrstan način da pokažete da menadžeri brinu o učinku i dobrobiti zaposlenika. Pojavljuju se teme koje inače ne bi bile u redovnoj raspravi, poput vrste glazbe koja se pušta u uredu, na primjer.

Santa Lice-Kruze, direktor HR-a u Printful Latvia, slaže se s Davisom i reklamira:

Razgovori se moraju graditi na osnovi transparentnosti i međusobnog povjerenja. Ovo je vrijeme da se zapitate kako se osoba osjeća, o njezinoj ravnoteži između poslovnog i privatnog života, zdravlju, aktivnostima bez posla itd. Svakako morate pitati možete li i čime pomoći.

Pogledajte oči u oči sa svojim zaposlenicima

Kao menadžer, morate biti dosljedni u svemu što radite - a jedan na jedan sastanci nisu iznimka. Ne moraju se održavati svaki dan, pa čak ni svaki tjedan, ali morate im biti predani svaki put.Oglašavanje

Zapamtite - vaš je primarni cilj podržati uspjeh vašeg zaposlenika. Redoviti osobni chat sa svakim osobom koja vam se javi pomoći će vam da vidite povećanje angažmana zaposlenika. A to će vjerojatno dovesti do poboljšane kulture tvrtke i veće produktivnosti cijele tvrtke.

Više savjeta za vodstvo

• 5 vrsta vodstva koje vam pomažu u izgradnji tima visokih performansi
• Svladajte ovih 10 upravljačkih vještina da biste postali snažni vođa
• Vodstvo vs menadžment: je li jedno bolje od drugog?
• 15 najboljih knjiga o vođstvu koje svaki vođa mora pročitati da bi postigao uspjeh

Istaknuta fotografija: rawpixel putem unsplash.com

Referenca