Upravljanje vremenom je vještina koja otključava sve ostale vještine. Osim toga, ako želite napredovati bolje, upravljanje vremenom će vam pomoći. Ako želite bolju ravnotežu posla ili života, odgovor je upravljanje vremenom. Ako se želite osjećati manje svladani i više kontrolirani, bolje je upravljati svojim vremenom. U središtu učinkovitijeg upravljanja vremenom je sustav upravljanja vremenom i podrška koja je skup popisa. Ovi predlošci za upravljanje vremenom mogu vam pomoći u stvaranju tih popisa.

Kada bi vaš najbolji prijatelj koristio vaš sustav upravljanja vremenom, što bi rekao?

Čitajući ovaj članak vjerojatno ćete pasti u jednu od 3 skupine;

• Oni u poricanju - 'Tako sam zauzet da nema šanse da imam vremena za poboljšanje upravljanja vremenom.'
• Oni u neznanju - 'Moj sustav upravljanja vremenom funkcionira u redu već 15 godina.'
• Oni u potrebi - ‘Ako ovo može pomoći, pokušat ću jer sam siguran da mogu napraviti neka poboljšanja.’

Privlačni grupi „Oni u potrebi“, ovi predlošci za upravljanje vremenom će vam pomoći. Jednostavne su, praktične i možete ih odmah koristiti. Da imate vremena stvorili biste slične predloške. Teško je kad ste u rovovima.

Moja je strast pomagati drugima i budući da sam 14 godina bio strastveni student i trener upravljanja vremenom, želio sam podijeliti nešto od onoga što sam naučio. Naučili na teži način pa ne trebate.

Kako koristiti svaki od 14 predloga za upravljanje vremenom

Predlošci su dizajnirani prema redoslijedu kako ih treba koristiti. Prva je najteža, Ključna područja rezultata (KRA), a zatim postaju sve lakše. Na primjer, „Dnevni popis obveza“, „Popis projekata“ i „Tjedno ocjenjivanje“.

1. Ključna područja rezultata Predložak upravljanja vremenom

Zamislite nogometnu momčad za koju navijate ili ako je nemate, momčad za koju navija prijatelj ili samo onu za koju ste čuli. Moj je Oxford United (Cue nježno zlostavljanje!). KPI (Ključni pokazatelj uspješnosti) Oxford Uniteda vjerojatno će osvojiti ligu. Ovo je timski cilj koji svi u timu žele postići. Ovaj cilj nije za pojedinca. Oxford United mogao bi osvojiti ligu, ali je li svaki igrač ‘povukao svoju težinu’? Ovdje su važni KRA-i. A Područje ključnih rezultata (KRA) je pojedinačna meta. Ideja je da ako svaka osoba radi na postizanju svog KRA, tim bi trebao postići svoj KPI. Vraćajući se našoj nogometnoj momčadi, golmanov KRA mogao bi biti 'čist list'. Strikerov KRA postiže jedan gol po utakmici, a Defender's KRA osvaja 80% u borbi. Koji je tvoj KRA?

Akcijski: Ispunite svoj KRA pomoću predloška za upravljanje vremenom br. 1 tako da sada znate zašto ste na platnom spisku - KRA. Oglašavanje

2. Dnevni popis obveza Predložak upravljanja vremenom

Ovaj obrazac za upravljanje vremenom je najlakše razumjeti, jer samo zahtijeva popis onoga što ćete raditi svaki dan. Izazov je u tome što mnogi ljudi pišu kontinuirani popis obveza, a ne popis obveza za svaki dan. Imati popis obveza svaki dan usredotočuje um. Ako nemate popis obveza svaki dan, dvije se stvari mogu dogoditi. Prvo ćete ostati zaglavljeni u pristigloj pošti e-pošte jer nas to tjera da mislimo da radimo naporno i da smo stoga 'zauzeti'. Drugo, netko će vam drugi ispuniti dan zadacima ako niste sami odabrali zadatke. Ti se zadaci mogu isporučiti u obliku e-pošte, šefova zahtjeva ili radnji koje primite na sastanku. ‘Imajte plan svaki dan ili će ga netko imati za vas’. Dnevni popis obveza temelj je svakog sustava upravljanja vremenom. Koristite ovaj predložak svaki dan.

Akcijski: Ispunite popis onoga što ćete sutra učiniti pomoću predloška za upravljanje vremenom br. 2 tako da imate svoj plan - Dnevni popis obveza.

3. Popis projekata Predložak upravljanja vremenom

Vrlo malo ljudi ima popis projekata koji ‘žive i dišu’. Neki ga imaju, ali napisan je jednom i od tada nije ažuriran. Popis projekata sredstvo je za saznavanje koje su velike stvari. One stvari koje će imati najveći pozitivan utjecaj na naše KRA-e. To je veza između Dnevnog popisa obveza i razloga što se nalazite na platnom spisku, a to su ključna područja rezultata. Popisom projekata imate transparentnost velikih i važnih stvari. Istraživanje nam govori da svaka osoba istovremeno ima između 50 i 70 projekata u pokretu (kod kuće i na poslu). Ovaj predložak traži samo 14.

Akcijski: Ispunite popis projekata na kojima radite pomoću predloška za upravljanje vremenom br. 3 kako biste pratili 'velike stvari' - Popis projekata.

4. Akcije sastanka Predložak upravljanja vremenom

Sastanci su nužno zlo svakog radnika znanja. Ne možemo pobjeći od njih. Čini se da su tamo gdje su sati izgubljeni i ništa se ne postiže. Jedan od ključnih razloga za to je taj što radnje ili nisu zarobljene ili nisu zarobljene dovoljno dobro da bi se išta bitno dogodilo. Naravno, ispunjavanje ciljeva, pravi polaznici, fokus itd., Također su valjani razlozi. Ovaj predložak započinje snimanjem radnji. To je zato što snimanjem jasnih radnji ljudi neće imati mjesta da se izvijaju govoreći: ‘Mislio sam da to radi’, ‘Ili što je ta akcija značila?’ Ili ‘Radnje sam dobio tek jučer. Sastanak prije 2 tjedna ’.

Akcijski: Ispunite obrazac za upravljanje vremenom br. 4, tako da možete povećati vjerojatnost izvršavanja radnji - Akcije sastanka.

5. Čekanje liste Predložak upravljanja vremenom

Delegirate ljudima. Ljudi gore. Ljudi ispod. Ljudi sa strane. Kako voditi računa o tome koga ste tražili i do kada? Lista čekanja pomaže vam u praćenju. Ovaj predložak nudi mjesto za parkiranje onoga što ste zatražili da ne biste neprestano proganjali osobu i da bi bila jasna kad ste htjeli da je zadatak dovršen. I tako da, naravno, ne zaboravite. Ključ uspješne liste čekanja je njegova procjena. To bi moglo biti svaki dan, iako je to novi dio vašeg sustava upravljanja vremenom. 'Dalje niz put' to bi moglo biti samo na početku i na kraju tjedna, kad vam bude ugodno koristiti ovaj predložak.Oglašavanje

Akcijski: Ispunite obrazac za čekanje na korištenje vremenskog predloška br. 5 tako da imate kontrolu nad onim što ste delegirali - Lista čekanja.

6. Popis ometanja Predložak upravljanja vremenom

Jedan od najvećih izazova upravljanja vremenom, posebno u uredu otvorenog plana, započinje zadatak i dovršava ga. Učenici na našem tečaj upravljanja vremenom recite nam da je to razlog što osjećaju kao da ništa ne rade. Dio razloga za to je taj što radnici znanja moraju žonglirati s toliko lopti. Djelomično je to zato što mi odugovlačiti jer mi ne 'volimo zadatak'. Uglavnom je to zato što nemaju strukturiran način rješavanja lutajućih misli. ‘Popis ometanja’ jednostavan je predložak koji biste držali na svom stolu. Zatim, dok se usredotočite na jedan zadatak i onda vam misli padnu na pamet, zapišete ih, izbacite iz glave, omogućujući vam da se vratite zadatku u ruci. Preko 50% vremena dodaje se zadatku ne započinjanjem i dovršavanjem u jednom potezu. Ispišite i držite ovaj predložak na stolu ili ga držite otvorenim na zaslonu.

Akcijski: Dovršite predložak za upravljanje vremenom Popisa ometanja # 6, tako da možete ostati usredotočeni na izvršavanje jednog zadatka od početka do kraja - Popis ometanja.

7. Tjedni ciljevi Predložak upravljanja vremenom

Zamislite prodajni tim bez cilja prodaje ili nogometni tim Oxford Uniteda koji svake subote izlazi igrati 'samo za malo'. Isto je i s upravljanjem vremenom. Vjerojatno imate ciljeve (KPI i KRA) za godinu ili tromjesečje. Ovi predlošci izazivaju vas da imate ciljeve za tjedan. Početkom tjedna ovi predlošci pitaju: 'Ako biste se osvrnuli na ovaj tjedan, što biste bili zadovoljni da ste postigli?'. Zapisujući svoje ciljeve za tjedan, pomaže nam da se usredotočimo na ono što je važno jer 'zaglavimo u rovovima' e-pošte, telefonskih poziva i sastanaka. Idealno bi bilo da tjedni ciljevi pozitivno utječu na prioritetne projekte, koji pak utječu na vaše KRA-e, koji utječu na KPI-je. Ako se to dogodi, imate čelični lanac karika koji prolazi točno kroz vaše upravljanje vremenom, održavajući ga povezanim i snažnim.

Akcijski: Ispunite svoje tjedne ciljeve za ovaj tjedan tako da ste identificirali što želite postići pomoću predloška za upravljanje vremenom # 7 - tjedni ciljevi.

8. Tjedno ocjenjivanje Predložak upravljanja vremenom

Početkom tjedna ispunili ste predložak ‘Tjedni ciljevi’ sa 7 stvari koje želite postići taj tjedan. Na kraju tjedna ima smisla vidjeti kako ste prošli. Predložak tjedne evaluacije pita jeste li postigli te tjedne ciljeve jednostavnim alatom nazvanim „PMI“ - pozitivan, minus i zanimljiv. Na kraju tjedna napišete 3 stvari koje su bile pozitivne u vezi s tjednom, 3 stvari koje su imale minus, ili nisu bile toliko dobre u tjednu, i 3 stvari koje su bile zanimljive u vezi s tim tjednom. Na primjer, ‘P: Sjajan sastanak s novim klijentom ABC’, ‘M: Samo sam postigao 4 od 7 ciljeva’ i ‘I: Dvoje mog tima bolesno’. Posljednji okvir traži da zatim poduzmete jednokratnu radnju upravljanja procjenom vašeg tjedna, npr. 'Hoću raspored u moj dnevnik 1 sat tjedno za projekt XYZ. '

Akcijski: Dovršite tjednu procjenu kako biste znali jeste li postigli svoje tjedne ciljeve pomoću predloška za upravljanje vremenom # 8 - tjedna procjena. Oglašavanje

9. Mjesečni ciljevi Predložak upravljanja vremenom

Slično ‘tjednim ciljevima’. Ovaj predložak traži da napišete velike stvari koje želite postići tog mjeseca.

10. Mjesečna procjena Predložak upravljanja vremenom

Predložak upravljanja vremenom „Monthly Evaluation“ traži da procijenite ciljeve koje ste napisali na predlošku „Monthly Goals“.

11. Godišnji ciljevi Predložak upravljanja vremenom

Predložak „Godišnji ciljevi“ dovršava niz ciljeva; Tjedno, mjesečno, a zatim godišnje. Izazov s postavljanjem godišnjih ciljeva jest učiniti ih dovoljno velikima da opravdavaju da su godišnji ciljevi, ali ne preveliki da bi mogli biti ‘životni ciljevi’. U tim se predlošcima ne raspravlja o životnim ciljevima.

12. Godišnja procjena Predložak upravljanja vremenom

Završena u siječnju, „Godišnja procjena“ govori o osvrtu na prošlu godinu. Utvrđivanje onoga što je uspjelo, što nije uspjelo i naučene lekcije za pisanje godišnjih ciljeva sljedeće godine.

13. Neki dan možda popis Predložak upravljanja vremenom

Ovaj je predložak neophodan za postizanje jednog od ključnih načina razmišljanja učinkovitog menadžera vremena. Način razmišljanja najbolje sažima fraza: ‘Najuspješniji su ljudi praznih glava’. Popis dnevnih obveza i Popis projekata izvrsni su predlošci za upravljanje našim neposrednim i velikim zadacima. Popis Neki dan može biti mjesto na koje možete staviti sve one stvari koje želite učiniti, ali one sada jednostavno nisu hitne ili važne. Neki od primjera mogu biti: 'Podnošenje svih kućnih dokumenata', 'Dobivanje mirovine', 'Napišite a plan sukcesije za tvrtku ’.

Akcijski: Ispunite popis možda nekih dana tako da imate mjesto gdje možete staviti ‘sve ostalo’ pomoću predloška za upravljanje vremenom br. 13 - neki dan možda popisa.

14. Upravljanje vremenom projekta Predložak

Prosječni radnik sa znanjem upravlja projektima, a ako su iskreni prema sebi, njihovo iskustvo u upravljanju projektima upravo je ono što samouče. Možda su čuli za velike IT projekte kojima se upravlja Ganttove ljestvice ili kvalifikacije poput Prince2 . Ipak, oni žude za nečim jednostavnim što im daje kontrolu, a da pritom nisu previše glomazni za upotrebu. Ovaj predložak za jednu stranicu pomaže vam da bolje upravljate svojim važnim projektima pripremajući se bolje i izbjegavajući glavne razloge zbog kojih projekti propadaju .Oglašavanje

Akcijski: Ispunite predložak za upravljanje vremenom projekta br. 14 kako biste se bolje pripremili za važne projekte i održali ih na putu - Predložak projekta.

Preuzmite i koristite ove predloške za upravljanje vremenom

Preuzmite ovih 14 predloga za upravljanje vremenom za upotrebu s olovkom i papirom .

Preuzmite ovih 14 predloga za upravljanje vremenom da biste ih ispunili na ekranu.

Započnite ugrađivanjem jednog od ovih predložaka u svoj sustav upravljanja vremenom. Zatim još tjedan dana kasnije, dok ne budete koristili predložak uobičajeno. Potrebno je 21 puta da se stvori navika. Sada se možete organizirati više. Sretno!

Istaknuta fotografija: Bili ste na sonovate.com