Ako redovito posjećujete Lifehack, siguran sam da ste primijetili seriju Getting Things Done koja se ovdje prikazuje u posljednje vrijeme. Posljednjih tjedana raspravljam o samoj metodologiji i o tome kako je koristiti u svakodnevnim naporima (kako radnim, tako i osobnim projektima).

Međutim, ono što nisam učinio jest da vas usmjerim prema određenim alatima pomoću kojih možete olakšati svoj GTD život. E, to je upravo ono što ću danas učiniti.

Samo da vas podsjetim da postoji 7 glavnih elemenata GTD-a: Popis projekata, Sljedeći popis zadataka, Budući / Možda popis, Kalendar, Lista na čekanju, Datoteke resursa i nematerijalni element - povjerenje.

Svakom od njih može se rukovati pomoću najjednostavnijih mogućih alata - olovke i papira. No, budući da živimo u 21. stoljeću, to za neke ljude vjerojatno nije najučinkovitiji način.

Slijedi popis sjajnih alata koji su ili GTD-prikladni od samog početka ili se lako mogu prilagoditi kako bi odgovarali GTD načinu rada.

Vaša pristigla pošta

Kao što sam rekao u jednom od postova u GTD seriji (Vaš dnevni grafikon aktivnosti), većina ljudi svoj posao obično započinje u svojim pretincima.

Te ulazne pošte ne moraju biti stvarne ulazne pošte (e-pošta ili tradicionalni poštanski sandučići). Kao što je definirano u GTD-u, ulazno sanduče je jednostavno mjesto na koje slijeću sve dolazne stvari. To nam daje mnoge mogućnosti u vezi sa stvarnim alatima ili softverom koji želimo koristiti za svoje ulazne sandučiće.

Neki alati i softver koji najčešće rade su:Oglašavanje

1. Svaki softver za e-poštu

To je očito, ali najjednostavnija rješenja često su najbolja. Softver za e-poštu (bez obzira na to što upotrebljavate) savršeno je postavljen da se koristi kao ulazna pošta za neke dolazne stvari, jer ... pa, u njemu je jednostavno ulazna pošta - i svaka e-pošta koju dobijete tamo čeka da je pročitate .

Međutim, važno je upamtiti da kada se radi o novoj e-pošti trebate odmah poduzeti mjere.

Ali što učiniti kada naiđete na novi zahtjev koji nije poslan e-poštom? Tu nastupaju drugi alati.

2. Sjetite se mlijeka

Sjetite se mlijeka(ili RTM) izvrstan je alat i ima puno više GTD aplikacija nego što je samo ponašanje pristigle pošte.

Prije svega, RTM je u osnovi aplikacija za popis obveza. Dostupan je na mreži (za sve operativne sustave), a također ima puno verzija za druge platforme (iPhone, iPad, Android).

Međutim, nazvati ga jednostavno popisom obveza prilično je podcjenjivanje. Može se koristiti za bilo koju vrstu aktivnosti gdje vam popisi stvari dobro dođu.

Primjerice, budući da postoji verzija za iPhone, možete je koristiti kao popis namirnica tijekom kupnje ili kao jednostavnu bilježnicu koju možete koristiti u pokretu, tako da vam briljantne ideje ne izmaknu umu. Ili ga možete koristiti kao dodatnu pristiglu poštu. Kad god slučajno naiđete na novi zahtjev koji nije poslan e-poštom, možete ga staviti na zaseban popis unutar RTM-a (po mogućnosti s imenom pristigle pošte).Oglašavanje

Vraćajući se na sam RTM. Alat je vrlo jednostavan za upotrebu. Podržava više popisa, četiri razine prioriteta, oznake, mnoge tipkovni prečaci (čine rad s RTM-om munjevitim nakon što ih se objesite), RSS feedovi, iCal feedovi, podsjetnici i još mnogo toga.

Popis projekata

Popis projekata često je opsežan dio GTD-ovih nekretnina ... da tako kažem. Treba biti savršeno organiziran, tako da je svaki projekt lako shvatiti i s njim je lako raditi.

Za mene postoji samo jedan način da se to pravilno izvede - pomoću mapa uma.

Samo da vas podsjetim (ljubaznošću Wikipedije), a mapa uma je dijagram koji se koristi za predstavljanje riječi, ideja, zadataka ili drugih predmeta povezanih i poredanih oko središnje ključne riječi ili ideje. Ili jednostavnim engleskim jezikom - to je najbolji način da svojim mislima date fizički oblik (u ovom slučaju, stvaranje digitalnog prikaza vaših misli).

Većina projekata samo je poluorganizirana oko mnogih različitih misli koje sve skupa imaju smisla, ali ih je teško staviti u tradicionalni popis ili tekstualni dokument. Mape uma, međutim, mogu se izvrsno nositi s takvom situacijom. Zbog toga su mentalne mape savršene za obradu vašeg popisa projekata.

3. FreeMind

Što se tiče digitalnog mapiranja misli (na računalu), postoji mnogo alata koji to mogu učiniti. Ipak, postoji jedan koji stvarno vrijedi provjeriti. To se zove Slobodan um .

Ime daje prilično dobar naslutiti da je alat besplatan - i to je dobro. No, ima još dobrih vijesti - postoje verzije dostupne za najpopularnije platforme i operativne sustave. I ne samo to, već možete i preuzeti binarne datoteke (FreeMind je istinski projekt otvorenog koda).

Ali najbolja vijest od svega je sljedeća: FreeMind je najjednostavniji za upotrebu, najbrži i najmanji dostupan (u smislu memorije i prostora na disku). U osnovi, ovo je najbolji dostupan alat za mapiranje misli.Oglašavanje

( Ako više volite mrežne alate od bavljenja lokalnim datotekama na računalu, možete provjeriti MindMeister . I to izgleda prilično impresivno. Pruža sve važne funkcije za mapiranje misli i ima puno dodatnih stvari, poput mogućnosti uključivanja privitaka, slika, PDF-a i drugih datoteka. Ali nije besplatno. Dostupni jeftiniji plan iznosi 4,99 USD mjesečno.)

Sljedeći popis zadataka, budući / možda popis, čekajući popis

Na svojim popisima, gdje prednjači Sljedeći popis zadataka, provodite većinu svog vremena tijekom rada s GTD-om. Stoga moraju biti lako dostupni i s njima je lako raditi. I to što im možete pristupiti putem interneta sa svakog računala i operativnog sustava je lijepa stvar.

Ovo je gdje Sjetite se mlijeka ponovno dolazi u igru. RTM sam detaljno opisao ranije u ovom postu, pa sam siguran da vidite njegovu vrijednost kada je u pitanju rad sa svim vrstama popisa.

Dodatna prednost korištenja samo jednog alata za sve vaše popise je ta što se ne morate igrati s bezbroj različitih imena za prijavu i lokalnih datoteka. Najučinkovitiji način je uvijek se usredotočiti na minimalni broj alata i uklopiti ih u svoje radne navike.

Kalendar

Ovo je jednostavno i siguran sam da možete vidjeti kako dolazi ...

4. Google kalendar

Mislim da vas ne moram uvjeravati zašto Google kalendar je super. Siguran sam da ste se već prijavili za njega (ili za sličan alat / rješenje).

Najvažnije karakteristike alata za GTD kalendar su:

• Dostupno s bilo kojeg računala (s pristupom Internetu)
• Podržava podsjetnike
• Podržava više kalendara za jednog korisnika
• Podržava dijeljenje događaja s drugim korisnicima
• Podržava tekuće događaje

A Google Kalendar ih sve pokriva. Također, postoji puno aplikacija dostupnih za svaku mobilnu platformu.Oglašavanje

Resursne / referentne datoteke

Jedina poteškoća s datotekama resursa je ta što moraju biti prilično dobro organizirane, dostupne i po mogućnosti dostupne s bilo kojeg računala s pristupom Internetu.

To se može postići primjenom dviju stvari.

1. Prvo stvorite direktorij / mapu negdje na tvrdom disku računala. Ovaj će direktorij sadržavati sve vaše resurse - stvari koje bi vam mogle poslužiti kao referenca pri radu na vašim projektima. Vaš je posao lijepo organizirati ovaj direktorij i olakšati ga što je više moguće.
2. Zatim ga spojite na Dropbox.

5. Dropbox

Dropbox je alat koji vam omogućuje sinkronizaciju podataka između više uređaja koje upotrebljavate, ali je također izvrstan za mrežni pristup sadržaju izravno putem web stranice Dropbox.

Sve to čini ga savršenim za ponašanje poput baze GTD referentnih datoteka. Ne samo da možete sinkronizirati datoteke na svakom uređaju koji upotrebljavate, već dobivate i sigurnosnu kopiju na mreži, tako da možete prestati brinuti hoće li vaše stvari nestati preko noći nakon kvara tvrdog diska.

Ako samo upotrebljavate Dropbox za pohranu najbitnijih podataka koje možete dobiti s njihovim besplatnim paketom (dostupno je do 2 GB prostora na disku, premda možete dobiti blato pozivanjem drugih na uslugu). Kasnije možete jednostavno nadograditi svoj račun na 50. prosinca , gdje dobivate 50 GB za skromnu uplatu od 9,99 USD mjesečno.

Zaključak

Kao što vidite, trebate samo 5 alata za potpuno uvođenje GTD-a u svoj život. (Inače, svaki softver za e-poštu računa se kao jedan.) A to je dobro jer što manje alata koristite, lakše ćete držati igru ​​zajedno i učiniti da oni rade za vas. Ako počnete koristiti previše alata, oni postaju teret umjesto poticanja učinkovitosti i produktivnosti.

Koje alate koristite kao dio svog GTD pristupa? Molimo vas da ih podijelite u komentarima u nastavku.

(Foto kredit: Prljavi set ručnog alata putem Shutterstocka) Oglašavanje