Potrebno je biti produktivan da se stvari odrade ispravno i na vrijeme. Pa kako znati koji su zadaci bitni, a koji mogu pričekati? Odgovor je u Matrici prioritizacije, poznatoj i kao Eisenhowerova matrica.

Matrica je svoje ime dobila po Dwightu Davidu Eisenhoweru.

Eisenhower je bio general američke vojske i 34. predsjednik Sjedinjenih Država od 1953. do 1961. Kao general s pet zvjezdica i vrhovni zapovjednik američke vojske, izradio je strategiju savezničke invazije na Europu.^[1]

Eisenhower je svaki put morao donositi teške odluke o tome na koje zadatke treba odrediti prioritete od mnogih na koje se trebao svakodnevno usredotočiti. Dakle, smislio je poznatu Eisenhowerovu matricu ili Matricu prioritizacije.

Sadržaj

1. Što je matrica za određivanje prioriteta?
2. Kako se koristi matrica za određivanje prioriteta
3. Zaključak
4. Više savjeta o određivanju prioriteta

Što je matrica za određivanje prioriteta?

Matrica prioritizacije alat je za ocjenjivanje vaših zadataka na temelju hitnosti. Pomaže vam u poznavanju kritičnih aktivnosti i zadataka koje biste trebali zaobići, a mogu biti korisni u upravljanju projektima, malim poduzećima ili osobnim zadacima.

Eisenhower je za matricu slavno rekao:

Većina hitnih zadataka nije važna, a većina važnih zadataka nije hitna.

Ovaj je citat postao maksima za Eisenhowera u upravljanju svojim vremenom.

U Matrici za prioritizaciju nalaze se četiri kvadranta koja pomažu u usporedbi izbora što treba učiniti prvo i posljednje, omogućujući vam davanje prioriteta projektima i izradu strateškog plana^[2].

Oglašavanje

Kvadranti su:

• Čini
• Raspored
• Delegat
• Eliminirati

Čini

Do je prvi kvadrant u matrici za određivanje prioriteta i uključuje važne aktivnosti. Odnosno, one zadatke koje morate hitno izvršiti - krize, rokove i probleme koji trebaju vašu hitnu pažnju i koji su izuzetno bitni za vašu životnu misiju.

Hw, znate li koji zadatak spada u ovaj kvadrant?

Započnite s analizom svojih prioriteta, a zatim utvrdite spada li to u kriterije 'učini to sada'. Ako je zadatak moguće postići u roku od jednog dana ili u roku od 24 do 48 sati, hitno je.

Drugi pristup koji možete usvojiti u postavljanju prioriteta zadacima u ovoj kategoriji je usvajanje principa jedi žabu Marka Twaina. Ovaj princip preporučuje da najhitnije aktivnosti obavite čim se probudite.

Evo praktičnog primjera.

Recimo da trebate izraditi strategiju sadržaja i podnijeti izvješće svom upravitelju. Subota je, a krajnji rok za prijavu je ponedjeljak. Možemo li reći da je aktivnost hitna? Definitivno!

Raspored

Drugi kvadrant matrice prioriteta je Raspored. Matrica prioritizacije svrstava zadatke iz ove kategorije u važne, ali ne toliko hitne.

Oni su dugoročni ciljevi i zadaci bez neposrednog roka. Ti bi zadaci mogli uključivati ​​meditaciju, vođenje dnevnika, učenje, obiteljsko vrijeme i vježbanje.

Možete planirati aktivnosti u ovom kvadrantu za neko drugo razdoblje. Na primjer, trebali biste vježbati za dobro zdravlje, ali možete odrediti vrijeme za to.Oglašavanje

Zakažite ove aktivnosti na takav način da se ne prebace u kvadrant Do ili Hitno. Osigurajte da imate dovoljno vremena za njihovo provođenje.

Delegat

Treći kvadrant matrice prioriteta je Delegate.

Ti vam zadaci nisu važni, ali su drugima hitni. Tu dolazi do izražaja timski rad.

Možete tehnički izvršavati zadatke u ovoj kategoriji, ali to ima smisla delegirati ih . Delegiranje zadataka osigurat će vam više vremena za bavljenje aktivnostima u svoja prva dva kvadranta.

Također biste trebali nadgledati zadatke koje ste prenijeli. Puko će gubiti vrijeme samo ako nemate sustav praćenja prenesenih zadataka.

Eliminirati

Posljednji kvadrant ističe vaše ubojice produktivnosti. To su zadaci koji nisu važni za vaše ciljeve i nisu hitni. Jedini način da povećate produktivnost je njihova eliminacija.

Neki primjeri su neprestana provjera telefona, gledanje filmova ili igranje video igara.

To bi također mogle biti loše navike koje trebate prepoznati i izbrisati iz dnevnog i tjednog rasporeda.

Uspješni ljudi naučili su kako odrediti prioritete i držati se onoga što je važno. Naučili su pronaći bolju osobu za zadatak ili eliminirati manje značajne zadatke.

Razmotrimo dvije nadahnjujuće ličnosti koje su osmislile svoj sustav prioriteta.Oglašavanje

Warren Buffet razvio je model prioritizacije s dva popisa kako bi utvrdio koji zadatak zaslužuje njegovu najbolju pozornost. Zaključak je zaobilaženje stvari koje su važne i korisne, ali nisu najvažnije od prioriteta.

Mark Ford, poslovni savjetnik, prodavač, samostalni milijunaš i autor osmislio je svoju strategiju:

Započnite s radom na najvažnijem prioritetu, napravite pauzu, radite na drugom najvažnijem zadatku, napravite pauzu, a zatim riješite manje važne aktivnosti i sve zadatke koje je dobio od drugih pojedinaca do poslijepodneva.^[3]

Kako se koristi matrica za određivanje prioriteta

Korištenje matrice prioritizacije može biti nezgodno ako ste novi u tome, ali slijedeći nekoliko jednostavnih koraka, možete ga naučiti koristiti na najbolji mogući način.

1. Navedite i rangirajte svoje prioritete

Istaknite sve zadatke koje trebate izvršiti u jednom danu. Zatim ih klasificirajtes ponderiranim kriterijimana temelju hitnosti i važnosti.

Utvrdite bilo koju aktivnost koja zahtjeva brzu akciju. Mislim na zadatak koji bi, ako taj dan ne dovršite, mogao proizvesti tešku posljedicu. Na primjer, ako ne pošaljete strategiju sadržaja, drugi autori sadržaja ne mogu raditi. To znači da trebate provjeriti ovisnosti visokog prioriteta.

2. Definirajte vrijednost

Sljedeći je korak ispitati važnost i procijeniti koji od njih najviše utječe na vaše poslovanje ili organizaciju. U pravilu možete provjeriti koji zadaci imaju veći prioritet u odnosu na druge. Na primjer, morate se pobrinuti za zahtjeve klijenta prije nego što se pobrinete za bilo koji interni posao.

Također možete procijeniti vrijednost ispitivanjem kako zadatak utječe na ljude i kupce u organizaciji. Ukratko, što veći utjecaj zadatak ima na ljude ili organizaciju, to je veći prioritet.

3. Izvadite najizazovniji zadatak

Odgađanje nije simptom lijenosti, ali izbjegavanje jest. Istina je da ćete obično izbjegavati zadatke koje ne želite raditi. Bivši izvršni direktor Goldman Sachsa, Lloyd Blankfein, jednom je rekao da će prvo izvršiti najstrašniji zadatak kad stigne u ured.

Brian Tracy te je zadatke nazvao žabama koje trebate jesti. To će ukloniti mučnu strepnju koja vam stvara pritisak kad odgađate potrebne zadatke^[4]. Tu vam može pomoći matrica prioritizacije; odmah pojedi žabe Do.Oglašavanje

Ako trebate pomoć za prevladavanje odgađanja, odjavite se ovaj članak .

4. Znajte što vam je važno

Sve dok ste u ovom kozmosu, uvijek ćete se susretati s različitim izborima koji mogu biti u suprotnosti s vašim ciljevima. Na primjer, fantastična promocija koja zahtijeva pretjerana putovanja izolirat će vas od važnih veza. Ako niste svjesni prioriteta, možete to prihvatiti, iako vam je obitelj prioritet.

Stoga ima smisla prepoznati ono što vam je važno i pripremiti se da te važne stvari ne kompromitirate radi neposrednog užitka ili koristi.

Yogi Berra je to napisao ovako:

Ako ne znate svoje odredište, možda završite negdje drugdje.

5. Utvrdite redovno radno vrijeme

Izvršna direktorica YouTubea Susan Wojcicki uspostavila je pravilo da ne provjerava svoje e-adrese između 18 i 21 sat. Prema izvještaju CNN Business, ona je prva žena koja je zatražila rodiljni dopust kad je Google tek započeo. Ona daje prednost vremenu večere sa svojom obitelji, iako je izvršna direktorica YouTubea^[5].

Je li moguće smanjiti vrijeme za naše odnose i interese izvan posla?

Naravno, i zato morate odrediti svoje vrijeme bez posla. Ovaj pristup omogućit će vam da obnovite razinu energije za sljedeći zadatak. Također, bit ćete u najboljoj poziciji za samoispitivanje jer niste u uobičajenoj radnoj zoni.

6. Znajte kada se zaustaviti

Ponekad možete postići sve što je na vašem popisu. Nakon što ste odredili prioritet svog radnog opterećenja i procijenili procjene, uklonite preostale zadatke s popisa prioriteta i usredotočite se na svoje najhitnije i najvažnije zadatke.

Zaključak

Nije dovoljno biti uspješan na poslu. Osigurajte da odvojite vrijeme za obitelj i važan odnos u svom životu.Oglašavanje

Početak i pronalaženje vremena mogu biti nezgodni, ali uz malo prakse korištenja Matrice prioritizacije ustanovit ćete da ste produktivniji i da ste u stanju bolje podijeliti svoje vrijeme između stvari koje su vam važne.

Više savjeta o određivanju prioriteta

• Kako odrediti prioritete za 10 minuta i raditi 10 puta brže
• Povratak na Osnove: Postavljanje prioriteta
• Kako odrediti prioritete za rad kad se sve čini važnim

Istaknuta fotografija: William Iven putem unsplash.com

Referenca