KAKO STVORITI POPIS OBVEZA KOJI SUPER POVEĆAVA VAŠU PRODUKTIVNOST

6:00 je ujutro, a vi ste se tek probudili. Nakon tuširanja vrijeme je da pojedete doručak, uhvatite vijesti čitajući jutarnje novine i zatim započnite svoj posao. Osjećate se opušteno i sretno. Imate vrlo velika očekivanja od današnjeg dana i želite biti što produktivniji sa svojim popisom obveza.

Premotajte unaprijed do 14 sati istog dana. Radite užurbano i jedva ste imali priliku napraviti pauzu za ručak. Počinjete se osjećati pomalo stresno i umorno zbog pretrpanog rasporeda. Osim toga, čini se da se morate vratiti određenim zadacima i popraviti ih, jer niste imali vremena usredotočiti se na njih pravilno.

Željeli biste pronaći gumb za resetiranje kako biste svoj dan mogli ispočetka započeti s drugom strategijom.

Ono što ste vjerojatno doživjeli bilo je ovo: planirali ste dan prethodne noći i osjećali ste da ste na vrhu svojih zadataka. Međutim, stvari su počele ići po zlu kad ste neprestano dodavali zadatke na popis i konačno je popis zadataka bio dug mnogo milja. Vaš popis obveza sadržavao je i zadatke koje je bilo gotovo nemoguće obaviti u jednom danu.

Druga točka koja je pridonijela vašem užurbanom i stresnom danu bilo je nerazumijevanje koliko vremena će vam trebati dovršenje određenog zadatka i kada izvršiti zadatak. Da imate ove informacije, bilo bi lakše shvatiti pravi trenutak za izvršavanje zadatka.

Napokon, u vašim planovima zaista nije bilo fleksibilnosti. Zaboravili ste dodati međuspremnik između zadataka i shvatili ste da su određeni zadaci puno veći od onoga što se čini vani.

Ali znate što - sami ovi razlozi nisu bili glavni razlog vašeg stresa i zauzetosti. Nastavite čitati da biste saznali što je to bilo.

Sadržaj

Što se ljudi griješe u vezi s popisom obveza
Komponente izvrsnog popisa obveza
Kako stvoriti popis obveza koji pojačava vašu produktivnost
Donja linija
Više savjeta o produktivnosti

Što se ljudi griješe u vezi s popisom obveza

Znate li zaista što biste trebali učiniti?

Koliko ste zapravo vremena potrošili na planiranje dana - je li bilo samo 5 minuta dok vam je televizor odvraćao pažnju?

Ako je tako, onda je to vjerojatno bio najveći razlog zašto je vaš dan postao tako stresan.Oglašavanje

Kada planirate svoje dane, trebali biste istinski razumjeti zadatke koje planirate i što je potrebno za njihovo izvršenje. To je neophodno, posebno kod važnih zadataka, jer možete napredovati u zadacima koje su najvažnije.

Nedostatak vremena utrošenog na planiranje također će se prikazati kao previše velikih zadataka strpanih u vaš dnevni popis. Ako zadatke niste raščlanili na manje dijelove, vjerojatno ih nećete obaviti tijekom dana. To vas pak tjera da se bijete zbog toga što niste dovršili popis zadataka.

Napokon, ne ponašajte se prema stvaranju popisa zadataka kao prema nekoj sekundarnoj stvari koju pokušavate napraviti što je brže moguće. Zapravo, kada obratite više pažnje popisu zadataka za sljedeći dan, vjerojatnije je da će popis biti realan i manje stresan za vas.

Komponente izvrsnog popisa obveza

Kada govorim o dobrom popisu zadataka, smatram da su ove karakteristike njegov dio:

Uravnoteženo

Popis zadataka sadrži i važne i manje važne zadatke. Pomirimo se: iako bismo svi željeli raditi na samo važnim zadacima (npr. Onima koji su povezani s ciljem), moramo se pobrinuti i za manje važne zadatke (poput obavljanja poslova, brige o vašem kućanstvu ili drugih svakodnevnih stvari) ).

Dosta fleksibilnosti

Što se događa kad planirate zadatak, ali niste u mogućnosti riješiti ga? Imate li plan B na mjestu? Ako nije, pokušajte smisliti alternativnu akciju koju možete poduzeti u tim scenarijima.

Vrijeme za prijelaze

Shvatite da vrijeme prijelaza također jede vaše vrijeme. Pazite da kad planirate popis zadataka i ovo vrijeme bude uključeno u vaše planove. Dodavanjem dodatnog međuspremnika između zadataka popis će postati fleksibilniji i realističniji.

Nema previše zadataka za jedan dan

Teško je dati vam točan podatak o tome koliko biste zadataka trebali imati na svom dnevnom popisu. Ovisi o vašoj situaciji, ali voljan sam reći da bi sve između 5-10 zadataka trebalo biti dovoljno za jedan dan.

Shvatite da su određeni zadaci vrlo brzi, pa je lakše uključiti više i organizirati zadatke u određene dane. Samo se pobrinite da na popisu budu i važni zadaci kako biste mogli nastaviti sa svojim većim projektima.

Štit zaštite

Izgradite štit zaštite oko popisa zadataka tako da što manje zadataka može doći na vaš popis i da se broj predmeta na vašem popisu neće povećavati tijekom dana.Oglašavanje

U prvom slučaju pokušajte ukloniti izvore za svoje zadatke. To se postiže smanjenjem vaših obveza i ograničavanjem projekata koje imate. Činjenica je da što više obveza (ili projekata) imate, to je vjerojatnije da će završiti kao zadaci za vaš dnevni popis.

U drugom slučaju, neka vaš popis bude zatvoren. Ovaj koncept naučio sam čitajući Učini to sutra i druge tajne upravljanja vremenom autor Mark Forster. Da biste stvorili zatvoreni popis zadataka, sve što morate učiniti je povući crtu ispod zadnjeg zadatka na popisu.

Kada to učinite, nećete moći dodavati nove zadatke na svoj popis tijekom dana. To osigurava da se broj zadataka zapravo smanjuje kako dan prolazi.

Kako stvoriti popis obveza koji pojačava vašu produktivnost

Da napravite popis koji zapravo možete postići sljedeći dan , učinite sljedeće:

1. Uklonite nepotrebne zadatke

Pregledajte svoje obveze i odlučite da li vam doista trebaju.

Na primjer, bio sam aktivan član našeg lokalnog računalnog kluba u svom rodnom gradu, ali onda sam shvatio da više nemam dovoljno vremena za tu aktivnost. Iako sam još uvijek član kluba, više ne sudjelujem u njegovim aktivnostima. Time su eliminirani zadaci vezani uz tu obvezu.

2. Uzmite si vremena za planiranje popisa

Ne žurite s izradom popisa zadataka - provedite neko vrijeme u fazi planiranja. Ako je potrebno, izolirajte se za dio planiranja odlaskom u zasebnu sobu u vašem domu (ili čak izlazak vani). Na taj način možete zapravo razmisliti o zadacima prije nego što ih stavite na svoj popis obveza.

Pokušajte provesti najmanje 15 minuta sa svojim popisom kad ga planirate.

3. Pomaknite važne zadatke na početak

Kada planirate svoj dan, pobrinite se da su važni zadaci na početku vašeg popisa. To osigurava da te zadatke obavite što je brže moguće.

Na primjer, kao bloger osiguravam da imam zadatke stvaranja sadržaja na početku svog popisa. Čim se probudim, odmah napadam te zadatke i oni su gotovi prije nego što odem na posao.Oglašavanje

4. Pratite ponavljajuće zadatke

Možda imate ponavljajuće zadatke na popisu, ali znate li koliko vremena im treba za izvršenje?

Ako to ne učinite, napravite neko vrijeme praćenja da biste to shvatili. To vam pomaže da bolje planirate dan, jer znate koliko vremena traje zadatak i ako u vašem rasporedu postoji određeni vremenski interval kada bi se zadatak mogao izvršiti.

5. Skupni slični zadaci

Pogledajte svoj popis i saznajte postoje li slični zadaci koje možete grupno obraditi. Na taj način možete brže i lakše ukloniti određene zadatke s popisa.

6. Detaljnije definirajte zadatke

Na svoj popis nemojte uključiti samo zadatak poput izrade web stranice; provjerite jeste li zadatak slomili na manje dijelove. Što su zadaci manji, to ih je lakše izvršiti prije roka.

7. Unaprijed obavite neke pripreme

Svakako se pripremite za određene zadatke unaprijed.

Na primjer, pišem obrise svojih postova za goste nedjeljom, tako da mi je lakše (i brže) početi pisati stvarne postove kad se probudim. Uz malo pripremnog rada, ubrzavam stvari i osiguravam da se zadaci izvrše kad dođe pravi dan.

8. Automatizirajte održavanje

Naravno, možete koristiti pristup olovci i papiru na svom osobnom popisu obveza, ali pokušajte iskoristiti i tehnologiju. Zapravo, pokušajte pronaći alat koji se brine za održavanje vašeg popisa zadataka. Moj omiljeni alat je Nozbe , ali postoje druge aplikacije za upravljanje zadacima da i vi možete pokušati.

9. Znajte svoje vrste zadataka i svoj raspored

Napokon, kad planirate svoj dan, postavite si sljedeća pitanja:

Što još imam na rasporedu?

Ovo se pitanje odnosi na vaš osobni raspored. Na primjer, ako putujete, pobrinite se da vaš popis odražava tu činjenicu. Ne pokušavajte prenatrpati svoj popis previše zadacima, jer je vjerojatnije da ćete ih obaviti samo djelić.

Je li zadatak vratar?

Ovo pitanje postavlja pitanje blokira li zadatak druge zadatke koje treba izvršiti.Oglašavanje

Svako malo, mogli bismo imati zadatak koji se prvo mora riješiti. Nakon što to učinite, tek tada možete se pobrinuti za sljedeće zadatke.

Kada se usredotočite na fokusirano stvaranje popisa zadataka, moći ćete lako uočiti vratare.

Imam li sante leda na svom popisu?

Ovo se pitanje pita je li vaš zadatak zapravo puno veći od onoga što se čini. Ponekad kad započnete raditi na zadatku, ubrzo ćete shvatiti da je puno veći od onoga što ste u početku mislili (usporedite ih s ledenim santama, gdje je samo vrh ledene sante iznad vode, ali većina leda je ispod) .

Još jednom, kada se tijekom faze izrade dovoljno usredotočite na svoj popis zadataka, lakše je uočiti ove sante leda i podijeliti zadatke na manje komade kojima se lakše može upravljati.

Je li zadatak otporan na ometanje?

Nisu svi zadaci jednaki: neki podnose veću distrakciju, dok drugi zahtijevaju vašu punu pažnju.

Na primjer, mogu provjeriti svoj stream na Twitteru ili jednostavno održavati blog, čak i kad sam u blizini svoje obitelji. Ti su zadaci odvraćaju pažnju i mogu se pobrinuti za njih, čak i ako im nisam u potpunosti posvećen.

Donja linija

Ako i dalje teško postižete svoje svakodnevne zadatke na popisu obveza, svakako analizirajte razloge zbog kojih se to dogodilo. Ako ništa, nemojte se tući zbog toga što niste završili popis zadataka.

Nitko nije savršen, a mi možemo učiti na svojim pogreškama.

Potrebno je malo vježbe za stvaranje izvrsnog popisa zadataka. Međutim, kad naučite sastavljati sve dijelove, stvari će izgledati puno bolje, a vi ćete u cjelini biti produktivniji.