Današnji se poslovni svijet gotovo u potpunosti temelji na informacijama. Bilo da vodite mali posao ili zauzimate mali kutak organizacijske sheme u masovnoj multinacionalnoj korporaciji, velika je vjerojatnost da se glavnina vašeg posla sastoji u komunikaciji s drugima, najčešće u pisanom obliku. Naravno da postoje e-pošta i tradicionalno poslovno pismo, ali većina poslovnih ljudi također se poziva da napišu prezentacije, dopise, prijedloge, poslovne zahtjeve, materijale za obuku, promotivne kopije, prijedloge za bespovratna sredstva i širok spektar drugih dokumenata.

Evo trljanja: većina poslovnih ljudi ima malo iskustva s pisanjem . Iako su oni s poslovnim diplomama vjerojatno malo pisali u školi, to se rijetko naglašava u poslovnim programima, a učenje pisanja dobro je teško pokretačka snaga želje većine ljudi da idu u poslovnu školu. Oni koji nemaju sveučilišno obrazovanje možda nikad nisu bili prisiljeni na pisanje, barem od javne škole.

Ako ste jedan od mnogih poslovnih ljudi kojima pisanje nikada nije predstavljalo veliku brigu, trebali biste to znati nedostatak vještina pisanja sve je veći i veći hendikep svake godine . Trošenje određenog vremena na poboljšanje vašeg pisanja može rezultirati značajnim poboljšanjem mogućnosti zapošljavanja i promotivnih izgleda. Ne postoji zamjena za vježbu, ali evo nekoliko uputa koje će vas dovesti na pravi put.Oglašavanje

1. Manje je više.

U poslovnom pisanju kao i u gotovo svakoj drugoj vrsti pisanja, jezgrovitost je bitna. Ironično, ali kako pisane informacije postaju sve važnije za nesmetano funkcioniranje poduzeća, ljudi su sve manje spremni čitati. Časopisi i druga prodajna mjesta koja su koristila značajke od 2000 riječi smanjuju skice na 500 riječi. Riječi koristite štedljivo, izrežite prozirnu prozu i izbjegavajte duge, vijugave rečenice. Kao što je Zorro učio svog sina, uđite, napravite svoj Z i izlazi! - prijeđite izravno na stvar, recite ono što želite reći i završite s tim.

2. Izbjegavajte žargon.

Svi u poslu mrze poslovno pisanje, sva ta rješenja na plavom nebu i one strateške sinergije koje u konačnici ne znače ništa; moždana oluja i prilike za zajednički rad značajniji su, a da ne zvuče smiješno. Iako je ponekad žargon neizbježan - na primjer, u dokumentu o poslovnim zahtjevima ili tehničkim specifikacijama - pokušajte koristiti jednostavniji jezik. Čak i za ljude u istom polju kao i vi, žargon je često neučinkovit - oko klizi točno pored njega, a da zapravo ne uhvati značenje. Postoji razlog što se žargon tako često koristi kad pisac to želi ne reci bilo što. Oglašavanje

3. Napišite jednom, dvaput provjerite.

Lektorirajte odmah nakon pisanja, a zatim opet satima ili, još bolje, danima kasnije. Ništa nije neugodnije od glupe tiskarske greške u inače finom dokumentu. Teško da je pošteno - pogreške u kucanju se događaju! - ali ljudi vas ionako osuđuju zbog tih pogrešaka i to strogo. Osim u izravnoj nuždi, uvijek si dajte vremena da odvojite svoje pisanje i vratite se kasnije. Mozak je lukav i ignorirat će pogreške koje je upravo napravio; neko vrijeme radeći na nečem drugom dat će vam odvojenost koja vam je potrebna da biste uhvatili te pogreške prije nego što ih netko drugi pročita.

4. Napišite jednom, dvaput provjerite.

Znam, upravo sam rekao ovo, ali ovdje mislim na nešto drugo. Uz hvatanje pogrešaka pri upisu i druge pogreške, ako odvojite malo vremena između pisanja i ponovnog čitanja vašeg djela, možete vam pomoći uhvatiti pogreške u tonu koje bi vam inače mogle pobjeći i izazvati probleme . Na primjer, kad smo uzrujani ili bijesni, često napišemo stvari za koje zapravo ne želimo da ih itko drugi čita. Prije nego što pustite svoju publiku, provjerite govori li vaš rad ono što želite i kako želite da to kaže.

5. Obratite posebnu pozornost na imena, naslove i spolove.

U redu, jedna je stvar neugodnija od tipkarske greške: neprestano pozivanje gospođe Smith gospođe Smith u cijelom dokumentu. Ako niste sigurni u pravopis nečijeg imena, naziva radnog mjesta (i što to znači) ili spola, bilo a) provjerite s nekim tko to zna (poput njihovog pomoćnika) ili b) u slučaju spola , koristite spolno neutralan jezik. Oni i njihovi brzo postaju posve prihvatljive rodno neutralne zamjenice jednine, unatoč onome što bi mogli reći vaš učitelj gramatike i samozatajni gramatik nac u hodniku.Oglašavanje

6. Spremi predloške.

Kad god napišete posebno dobro pismo, e-poštu, dopis ili drugi dokument, ako postoji najmanja šansa da ćete u budućnosti napisati sličan dokument, spremite ga kao predložak za buduću upotrebu. Budući da je ubrzanje pisanja jedan od glavnih uzroka pogrešaka pri upisu i ostalih pogrešaka, ušteda vremena pomoću unaprijed napisanog dokumenta može vam uštedjeti neugodnosti zbog takvih pogrešaka . Samo pripazite da uklonite sve određene podatke - imena, tvrtke itd. - prije nego što ih ponovno upotrijebite - ne želite poslati pismo gospodinu Sharifu koje je upućeno gospođi O’Toole!

7. Budite profesionalni, ne nužno i formalni.

Postoji tendencija da se sva poslovna komunikacija smatra formalnom, što nije potrebno ili čak vrlo produktivno. Formalni jezik u redu je za pravne dokumente i prijave za posao, ali poput žargona često postaje nevidljiv, zastirući, a ne otkrivajući njegovo značenje. Istodobno, zapamtite to neformalno ne bi trebalo značiti neprofesionalno - držite osobne komentare, šarene šale i nesretne tračeve izvan svoje poslovne komunikacije. Imajte na umu da su po zakonu mnoge tvrtke (možda i vaše) dužne čuvati kopije sve korespondencije - nemojte slati e-poštu, poštu ili distribuirati bilo što što vam ne bi bilo ugodno da ste pročitali zapis u javnom suđenju.

8. Sjetite se 5 W (i H)

Baš kao novinarska vijest, vaše komunikacije trebaju odgovoriti na sva pitanja relevantna za vašu publiku: Tko? Što? Kada? Gdje? Zašto? i kako? Na primjer, za koga je ovaj dopis relevantan, što trebaju znati, kada i gdje će se primjenjivati, zašto je važan i kako trebaju koristiti ove podatke? Upotrijebite formulu 5W + H da biste pokušali predvidjeti sva pitanja koja bi mogli postaviti i vaši čitatelji.Oglašavanje

9. Poziv na akciju.

Sadržaj dokumenata koji su jednostavno informativni rijetko se zadržava vrlo dobro. Većina poslovne komunikacije namijenjena je postizanju neke svrhe, zato pripazite da uključuje poziv na akciju - nešto što se od čitatelja očekuje čini . Još bolje, nešto što bi čitatelj trebao učiniti sada . Ne prepustite čitateljima da odluče što će učiniti s bilo kojim informacijama koje ste dali - većina se neće ni truditi, a dovoljan broj onih koji to čine pogrešno će shvatiti da ćete predusret imati nered na rukama.

10. Ne dajte previše izbora.

U idealnom slučaju, ne dajte nijednu. Ako želite odrediti vrijeme sastanka, navedite jedno vrijeme i zamolite ih da potvrde ili predstave neko drugo vrijeme. Dajte najviše dvije mogućnosti i zamolite ih da odaberu jednu. Previše izbora često dovodi do paralize odluke, što općenito nije željeni učinak.

11. Što je tu za vaše čitatelje?

Temelj učinkovitog pisanja je opisivanje prednosti, a ne karakteristika. Zašto bi čitatelja bilo briga? Primjerice, nikoga nije briga što Windows 7 može raditi u 64-bitnom načinu - ono što ih zanima je da može obrađivati ​​više memorije i tako raditi brže od 32-bitnog operativnog sustava. 64-bitna značajka; puštanje da brže obavim svoj posao je korist. Pogodnosti privlače čitatelje jer ih je prirodno najviše zabrinulo saznati kako svoj život mogu učiniti lakšim ili boljim. Oglašavanje

12. Angažirajte slobodnjaka.

Ni savjet za pisanje po sebi , Znam, ali ipak dobar savjet. Pisanje najvjerojatnije nije vaša jača strana - ako je važno, unajmite nekoga za koga pišete je njihova jaka odijela. Možda mislite da su slobodnjaci samo za marketinški materijal, ali to nije istina - dobar slobodnjak može izraditi dopise, priručnike za obuku, interna pisma, korporativne biltene, postove na blogovima, wiki zapise i gotovo sve druge vrste pisanja kojih se možete sjetiti . Ovisno o vašim potrebama, možete se baviti poljoprivredom po potrebi ili premjestiti slobodnjaka u kabinu na licu mjesta ili razraditi sve druge aranžmane koji najbolje odgovaraju vašim potrebama. Očekujte da ćete platiti najmanje 30 dolara na sat, a vjerojatnije 50 - 125 dolara na sat, za dobro pisanje - svatko tko manje naplaćuje ili nije previše dobar ili nije poslovno pamet. (Te su cijene za autore u američkim metro područjima - cijene se mogu razlikovati u drugim dijelovima svijeta.)

Za izvrsno pisanje možda je potreban talent koji malo tko od nas ima, ali djelotvoran pisanje je vještina koja se može naučiti. Ako se vaše poslovno pisanje ne trudi, slijedite gornje savjete i provjerite možete li ga poboljšati. Ako vaše pisanje čini pass muster, što kažete na to da ostavite napojnicu ili dvije u komentarima ispod?