10 KLJUČNIH ELEMENATA UČINKOVITIH SASTANAKA KAKO BI SE IZBJEGLO GUBLJENJE VREMENA

Učinkoviti sastanci jedan su od načina rasprave i rješavanja problema, ne samo u tvrtki već u bilo kojoj organizaciji. Bilo da je to šef ili zaposlenici, svatko može dati svoj doprinos i govoriti.

Iako su sastanci neophodni alati za produktivnost, neki sastanci jednostavno ne uspiju i na kraju troše svačije vrijeme i energiju.

Postoje pojednostavljene metode i elementi za vođenje djelotvornog i djelotvornog sastanka, od kojih će 10 ovdje biti predstavljeno.

1. Definirajte jasnu svrhu sastanka

Prije poziva na sastanak prvo morate pitati:

Zašto i za što?

Sastanak će biti učinkovit samo ako su njegova svrha i ciljevi jasni, bilo da se radi o rješavanju spora između zaposlenika ili raspravi o krizi tvrtke. To također uključuje postizanje određenog ishoda, a taj je ishod najvjerojatnije povezan sa svrhom.

Prije slanja pozivnica uključenim ljudima mora se planirati jasna svrha. Obavezno točno znajte zašto se sastajete i željeni rezultat.

2. Pozovite samo potrebne ljude

Imati samo potrebne ljude kao sudionike sastanka još je jedan korak ka učinkovitom sastanku.Oglašavanje

Ima li svrha sastanka neke veze s mrežnom sigurnošću tvrtke? Pozovite šefa IT odjela.

Ima li svrha sastanka neke veze s budućnošću tvrtke? Pozovite svog šefa i zaposlenike koji su uključeni.

Sastanku bi trebali prisustvovati samo ljudi koji su izravno povezani s očekivanim ishodom.Na taj način nećete gubiti vrijeme i produktivnost drugih ljudi. To će također održati brojeve što je moguće nižim, što znači manje prekida i ometanja.

3. Odobriti konačni raspored

Kada radite na vođenju učinkovitih sastanaka, izradite dnevni red sastanka. To bi trebalo uključivati akcijske stavke, mjesto događaja, vrijeme početka i završetka te uključene ljude. Zatim pošaljite memorandum potrebnim osobama putem e-pošte ili ga stavite na njihov stol.

Ne čekajte ljude koji kasne i osigurajte sastanak počinje na vrijeme .To u početku možda neće biti lako, pogotovo ako ste popustljiv tip. Ali shvatit ćete da je to važno ne samo za vas već i za druge ljude.

Ljudima će ugodnije biti na sastanku ako je dnevni red postavljen ispred njih. Ovo će umanjiti i trivijalne stvari, poput nepotrebnih uvoda ili umetanja slučajnih pitanja.

4 . Stvorite pravilo protiv pametnih telefona ili tableta

Teško je natjecati se za pažnju ljudi, posebno kada koriste svoje telefone ili tablete.

Multitasking je već sama po sebi problematična stvar, ali još je gore kad se morate natjecati s uređajima posebno dizajniranim da privuku pažnju ljudi. Istraživanja pokazuju da multitasking između različitih medija rezultira lošijom obradom informacija i nižim performansama i produktivnošću.Oglašavanje

U jednoj su studiji Rezultati pokazali da su multitaskeri teških medija osjetljiviji na smetnje od irelevantnih podražaja iz okoline i od irelevantnih prikaza u sjećanju^[1].

Kako bi se osiguralo da će se posjetitelji sastanka usredotočiti na dnevni red, zabranite upotrebu pametnih telefona i tableta tako da se svaki sudionik usredotoči na zadatak koji mu je na raspolaganju.

5. Dodijelite moderatora

Iako ste vi ta koja planira sastanak, to ne znači da ste i vi moderator.

Trebali biste razmisliti jeste li vi najprikladnija osoba za moderiranje sastanka ili bi to mogao učiniti netko drugi. To će vjerojatno ovisiti o temi. Ne ustručavajte se imenovati druge kvalificirane ljude za moderatora ako smatrate da je to najbolje za produktivnost^[dva].

Naravno, moderator bi trebao biti netko tko zna voditi učinkovite sastanke. Moderator bi također trebao djelovati kao mjeritelj vremena i paziti na ispravan tijek sastanka, vodeći računa da dnevni red ide na pravi put. Šanse su da će na ovaj način sastanak biti uspješniji.

6. Imajte manje, boljih sastanaka

Umjesto da sazivate sastanak svaki put kad u tvrtki postoji problem ili spor, pronađite druge načine za rješavanje tih problema.

Mnogo je alternativa sastancima koji su učinkovitiji i učinkovitiji od održavanja neoptimalnih sastanaka. Slanje e-pošte ili razgovor s odgovornim ljudima samo su neki od načina na koje možete odustati od sastanaka.

U ovom članku možete pronaći više ideja za alternative sastancima.Oglašavanje

Ako sazovete na što manje sastanaka, sudionici će biti oduševljeniji sudjelovanjem. Morate osigurati kvalitetu svojih sastanaka, a to možete učiniti izbjegavanjem nepotrebnih.

7. Odvojite vrijeme za jelo od vremena sastanka

Ako radite druge stvari tijekom sastanka, smanjit će pažnju svih, a to uključuje i prehranu. Može biti dobra ideja proglasiti vrijeme jedenja trideset minuta do sat vremena prije vremena sastanka. To će osigurati da ljudi neće jesti tijekom sastanka, što izbjegava daljnja ometanja.

Tijekom obroka ili tijekom jela svi mogu jesti i razgovarati. No tijekom sastanka svi bi se trebali usredotočiti na dnevni red i zajedno mozgati.

Na taj način možete slijediti svoj plan, posvetiti pažnju ispunjavanju svrhe sastanka i pametno upravljati svojim vremenom.

8. Pregledajte odluke sastanka

Tijekom zadnjih pet do deset minuta sastanka, prođite kroz sve donesene odluke i poduzete radnje. Prije nego što svi odu moraju se postići jasno razumijevanje između sudionika i svrha sastanka. To osigurava da svi budu zadovoljni svojim upitima i uključeni su njihovi doprinosi.

Također nudi priliku svima da izraze konačne sumnje ili pitanja ili podijele informacije koje su bitne za odluke, što je sve ključno za učinkovite sastanke.

Moderator bi trebao razjasniti sve nesuglasice između sudionika prije kraja sastanka i trebali bi iznijeti sažeta rješenja svojih problema. Važno je da svi apsorbiraju ono o čemu se razgovaralo na sastanku.

9. Pošaljite dodatnu bilješku svakom sudioniku

Najslabija tinta moćnija je od najsnažnije memorije. -Kineska poslovica

Svaki sudionik ima vlastitih problema izvan sastanka. Zbog toga neki ljudi često zaborave neke stvari, čak i ako su važne. Kako biste bili sigurni da će se ljudi sjetiti onoga o čemu se razgovaralo na sastanku, pošaljite poruku e-poštom ili ostavite na svom stolu.

Ovo bi trebalo biti kratko i slatko, obuhvaćajući ono o čemu se raspravljalo i zaključke do kojih se došlo. Može sadržavati i brzu zahvalnost za njihovo sudjelovanje.

10. Pošaljite evaluacijski list

Moramo priznati da ne vole svi ideju o sastancima. Za te ljude moramo pronaći načine kako osigurati da im bude ugodno kad god budu uključeni u sastanak.

Neki od njih neće reći koji su problemi ako ih se izravno zatraži, pa je evaluacijski list praktičan alat za dobivanje njihovih povratnih informacija.

Pogledajte ovaj članak za više informacija o tome zašto su povratne informacije toliko važne.

Provjerite povratne informacije sudionika, uključite zahtjeve sudionika u sljedeći sastanak i promijenite bilo koji postupak koji uzrokuje nelagodu.Za održavanje učinkovitih sastanaka ključno je osigurati da se ljudi osjećaju ugodno.

Završne misli

Sastanci su važni, ali ne znači da su uvijek produktivni. Važno je prvo naučiti kako voditi uspješne sastanke prije nego što očekujete da će sve proteći bez problema.

Imajte na umu da je učinkovit sastanak proces u kojem svi moraju surađivati.Oglašavanje

Ovih 10 jednostavnih savjeta o tome kako voditi učinkovite sastanke zasigurno će vam pomoći da postanete bolji vođa i suigrač. Sada unesite ove savjete u svoju svakodnevnu rutinu sastanka i pustite da produktivnost teče.