Kad se dogode velike životne promjene ili poremećaji, upravljanje vremenom je jedna od prvih stvari koje će izletjeti kroz prozor. U tim situacijama vrijeme može izgubiti sve definicije. Razumljivo, pojmovi hitno i važno poprimaju novo značenje.

U svojoj knjizi, 7 navika visoko učinkovitih ljudi , Steven Covey popularizirao je koncept koji naziva matricom upravljanja vremenom. Covey dijeli vrijeme koje provodimo budno na četiri kvadranta:

• Kvadrant 1 : Hitno i važno. Primjeri: traženje pomoći u hitnim slučajevima ili zaustavljanje malog djeteta da uleti u promet.
• Kvadrant 2 : Nije hitno, ali važno. Primjeri: redovito mijenjanje ulja u automobilu ili ispunjavanje internog cilja tvrtke kako biste smisleno odgovorili na svaki kontakt kupaca u roku od sat vremena.
• Kvadrant 3 : Hitno, ali nije važno. Primjeri: suradnik koji navrati da pita za piknik u tvrtki ili odgovara na ograničene ponude.
• Kvadrant 4 : Ni hitno ni važno. Primjeri: doomscrolling kroz feedove društvenih mreža, odgovaranje na komentare na web mjestu koje objavljuju ljudi koje ne poznajete ili TV binge sesije.

Evo matričnog grafa koji ilustrira Sage Automation:^[1]

Da bismo najbolje iskoristili ova četiri kvadranta, moramo biti brutalno iskreni kako - i čemu - dodjeljujemo Coveyjeve uvjete. Evo kako to učiniti:

1. Stavite dolarsku figuru na svoje vrijeme

Ako želiš eliminirati rasipnike vremena u svom životu počnite se ponašati prema svom vremenu kao da je novac. Smatranje vremena imovinom može se činiti pomalo nejasnim konceptom. Lijepljenje znakova dolara na vaše radno vrijeme donijet će jasnoću u žurbi.

Financijski stručnjak Dave Ramsey predlaže praćenje svake lipe koju zaradite dodjeljivanjem svog novca kategoriji. Na primjer, 1.000 USD vaše sljedeće plaće može spadati u kategoriju najamnine, 400 USD može otići u namirnice itd.Oglašavanje

Dok ne počnete imenovati i pratiti svoje vrijeme, upravljanje vremenom neće biti ništa drugo do nagađanja i osjećaji. Kombinacija Covey matrice upravljanja vremenom i Ramsey tehnike prvi je korak ka tome da se postavite na mjesto vozača upravljanja vremenom. Možda odlučite da vaše vrijeme donosi novčanu vrijednost od 30 dolara na sat. Na kraju, na primjer, Netflixovog pijanstva otkrijete da ste proveli 4,5 sata. To iznosi neto vrijednost od 135 dolara. Zabilježite to u dnevni dnevnik pod zabavom.

Ako ste poput većine ljudi, vaš trenutak jasnoće vjerojatno će doći krajem mjeseca kada zbrojite vrijednosti dolara koje ste dodijelili svojim različitim životnim kategorijama.

Iako ste možda slegnuli ramenima od 135 dolara potrošenih za jedan televizijski pijan, kako ćete se osjećati kad otkrijete da ste u jednom mjesecu potrošili 1.485 dolara u tu kategoriju? Kao referentna točka, vaš raspoloživi inventar vremena za 31-dnevni mjesec, pod pretpostavkom 16 budnih sati dnevno, iznosi 14.880 USD. Samo radno vrijeme vjerojatno je upilo nešto u rasponu od 4.500 do 6000 dolara.

Sada imate moć unijeti stvarnu jasnoću u upravljanje svojim prioritetima. Je li gledanje televizije doista vrijedilo gotovo 10% vaših ukupnih sati buđenja? Samo vi možete odgovoriti na ovo pitanje.

2. Pripremite se za uspjeh matrice upravljanja vremenom

Započnite ispisivanjem svakog zadatka

U ovom trenutku sve što pokušavate jest isprazniti mozak. Ne trošite energiju razmišljajući o hitnosti, važnosti ili roku. Taj će dio doći kasnije. Za sada se potrudite da sve zadatke koji bruje oko vašeg mozga prebacite u proračunsku tablicu ili na papir.

Upotrijebite sve alate koji vam najbolje odgovaraju kako biste svoje misli mogli što brže isprazniti. Ne zaustavljajte se dok ne budete sigurni da ste sve snimili.

Dalje, dodijelite rok svakom zadatku

Započnite ispunjavanjem rokova za koje znate da su postavljeni u kamenu. Da biste održali zdrave veze, morat ćete prioritetom prepustiti obveze koje ste već preuzeli prema drugim ljudima. Ako je moguće, postavite svoje rokove ispred onoga što ste obećali - možda će vam trebati to fleksibilno vrijeme dalje. Započnite s ciljem upravljanja vremenom da budete poznati kao vrsta osobe koja premalo obećava i previše daje.Oglašavanje

Istaknite zadatke za koje znate da su hitni. Budite oprezni s primjenom izraza hitno. Ono što vam se čini hitnim, možda neće imati posljedice za vašu obitelj, prijatelje i kupce. Svatko mora smisliti osobnu definiciju rada, ali za početak koristite ovu klasifikaciju štedljivo.

Dajte prednost prethodnim obvezama prema razvrstavanju. Uvijek se možete vratiti i nadograditi određeni zadatak na ovaj status, ali za početak pokažite određenu suzdržanost. Napokon, ako je sve hitno, tada ništa ne može biti uistinu hitno.

Poredaj svoj popis po važnosti

Tu se upotreba proračunske tablice umjesto papira zaista može isplatiti. Umetnite stupac važnosti u proračunsku tablicu ili odaberite olovku ili marker druge boje ako koristite papir ili indeksne kartice. Svakom zadatku dajte ocjenu važnosti od 1 (nimalo važne) do 100 (od najveće važnosti).

Osobno volim koristiti ljestvicu od 1 do 100 zbog zrnatosti koju pruža. Na primjer, dva zadatka mogu ocijeniti ocjenu 8 na skali od 1 do 10, ali prilikom sortiranja možete razlikovati 82 i 88.

3. Uključite svoj život u matricu upravljanja vremenom

Sada se vratite korak unatrag i pogledajte što ste dobili. Ako ste napravili domaću zadaću, sada biste trebali vidjeti svaki svoj zadatak, zajedno s poretkom po važnosti i hitnosti.

Počnite premještati svaki zadatak u jedan od četiri kvadranta matrice upravljanja vremenom. Započnite s očitim položajima. Jednom kad su u mreži, možete procijeniti bliske pozive koji bi mogli legitimno završiti u bilo kojem od dva kvadranta. Možete početi prerađivati ​​stavke u smislu važnosti ili hitnosti, i to je u redu. Možda shvatite da neki zadaci nisu toliko važni ili hitni kako ste u početku mislili.

P1: Održavajte otvorenu traku za slijetanje

Pokušajte što više stvari ukloniti iz hitnog i važnog kvadranta. To možda nije moguće u vašem prvom pokušaju upravljanja vremenom, ali postavite si dugoročni cilj zadržati malo otvorenog prostora u Q1. To možete postići rješavanjem zadataka koji se pojavljuju u ostala tri kvadranta što je moguće učinkovitije i djelotvornije.Oglašavanje

Na primjer, zauzeti osnivač startupa i dalje će htjeti ostati u formi, ali neće imati sate provesti u teretani. Autor bestselera Wall Street Journal-a dr. John Jaquish preporučuje trening promjenjivog otpora u odnosu na trening s teškim utezima. Znanstveno je dokazano da varijabilni trening otpora u mnogo kraćem vremenu donosi bolje rezultate za kondiciju, kaže dr. Jaquish. To, u kombinaciji s hranom s visokim udjelom proteina, poduzetnicima može dati željene rezultate, a da pritom ne žrtvuju vrijedne sate svog dana.

Očito je da biste mogli nazvati klijenta za 10 minuta i odmah smjestite nešto u Q1. Nikakvo planiranje ili priprema s vaše strane nisu mogli spriječiti da tamo sleti, pa to nije vaša krivnja. Vaš je posao održati slijetanje trakom dostupnom za ovu mogućnost.

P2: Izbacite ove zadatke s namjenskim blokovima vremena

Ako je nešto važno, postoji dobra šansa da na kraju postane hitno. Koristeći primjer zamjene ulja, očito želite riješiti ovaj zadatak prije nego što vam motor zapne. Ako to ne učinite, zadatak Q2 odjednom mora biti prekvalificiran u Q1, a imat ćete potpuno novi Q1 da mu pravi društvo: Nabavite automobil za najam.

Ostali Q2 zadaci možda nikada neće postati hitni, ali to ne umanjuje važnost ovih predmeta veće slike. Možda ste se obvezali naučiti više kako biste pomogli unaprijediti antirasizam na radnom mjestu, napominje autorica i suradnica Forbesa Dana Brownlee. Taj se cilj najvjerojatnije neće ostvariti dok i ako proaktivno ne blokirate vrijeme u kalendaru kako biste osigurali da sebi dodijelite potrebno vrijeme za postizanje tog cilja.^[dva]

Bez svjesnog napora da se ti zadaci zakažu, oni će zauvijek ostati neizvršeni.

P3: Postavite nekoliko hitnih pitanja nekoliko pitanja

Barem jedan problem ove kategorije je taj što se hitni zadaci često maskiraju kao važni. Uobičajeno je zamijeniti to dvoje, pa je presudno naučiti to razlikovati. Tekst budućeg klijenta za kojeg se nadate da će sletjeti je hitan, dok e-pošta vašeg agenta za osiguranje koja želi zakazati godišnju provjeru polica vjerojatno može pričekati do petka.

E-pošta, glasovna pošta, tekstualne poruke i drugi oblici trenutne komunikacije gotovo uvijek sa sobom nose osjećaj hitnosti, ali možda nisu važni. Dok gledate stvari koje su sletjele u Q3, zapitajte se dijelite li pošiljateljev osjećaj hitnosti ili ne. Možda je vrijeme da otkažete pretplatu na određene grupe, pojedince ili biltene kako biste umanjili Q3 nered.Oglašavanje

P4: Iskoristite svoje hitne i nevažne aktivnosti

Q4 je kvadrant na koji svaki potencijalni menadžer vremena voli navaliti, ali nemojte biti tako brzopleti. Iako definitivno želite eliminirati izravno vrijeme je sranje, ovo je ujedno kvadrant u kojem žive zastoji. Umjesto da se zavjetujete da ćete se u potpunosti zakleti od svih Q4 aktivnosti, maksimalno iskoristite one u kojima se bavite.

Prvo započnite uklanjanjem ili delegiranjem zadataka koji vam ne koriste najbolje vrijeme. Svakako, to izvješće treba preoblikovati, ali pripravnik bi to vjerojatno mogao učiniti umjesto vas. Upotrijebite prodajni softver za automatizaciju e-pošte za pronalaženje kako ih ne biste morali sami slati.

Kad je pauza u pitanju, budite svjesni aktivnosti zbog kojih se osjećate osvježeno i onih zbog kojih se osjećate iscrpljeno. Recite da toj šetnji šumom i ne svađanju s nepoznatim ljudima na društvenim mrežama. Pametnim odabirom slobodnih aktivnosti maksimalno ćete iskoristiti svoj Q4 novac.

Završne misli

Covey-ova matrica upravljanja vremenom strašan je alat koji možete usvojiti kad smatrate da vas raspored kontrolira umjesto da je obrnuto. Vaš će se uspjeh vjerojatno svoditi na to koliko ste iskreni prema sebi kada dodjeljujete oznake.

Ne bojte se zapitati se, je li ovo uistinu hitno? Također ćete morati oštro razlikovati između onoga što je vama važno i onoga što je važno nekome drugome. Previše je lako nekritički prihvatiti tuđu etiketu važnog ili hitnog.

Postoji slatka točka upravljanja vremenom koja vam daje potpunu kontrolu nad vašim rasporedom bez skretanja u kruta razmišljanja. Poduzetnici će posebno trebati unijeti određenu fleksibilnost u svoje rasporede kako bi mogli iskoristiti Q1 mogućnosti koje se pojavljuju nenajavljeno. Previše fleksibilnosti i na kraju ćete izgubiti vrijeme. Dok prilagođavate tehnike Covey-a i Ramsey-a tako da odgovaraju vašem životu, dajte si malo gracije da biste pogriješili i po potrebi dotjerali. Doći ćete tamo.

Više savjeta za učinkovito upravljanje vremenom

• 10 praktičnih načina za poboljšanje vještina upravljanja vremenom
• 10 provjerenih vještina upravljanja vremenom koje biste trebali naučiti danas
• Kako povećati produktivnost rada: 9 osnovnih pravila

Istaknuta fotografija: explorenation # putem unsplash.com Oglašavanje

Referenca